Вернуться назад Операции с данными в Excel



Скачать 106.88 Kb.
Дата01.08.2016
Размер106.88 Kb.

Вернуться назад

Операции с данными в Excel





ввод данных

Для ввода в ячейку вам необходимо установить на нее табличный курсор и начать набор с клавиатуры. После нажатия первой клавиши происходит активизация панели формул.

Набираемый текст появляется в двух местах: в самой ячейке и в правой секции панели формул — секции содержания. Для исправления опечаток во время набора текста при первоначальном заполнении ячейки можно использовать только клавишу «Backspace». Клавиши-стрелки и клавиша «Delete» при первоначальном заполнении применяться не могут, т.к. это приведет к завершению ввода данных (см. ниже). Завершить ввод данных в ячейку можно любым из следующих действий:



  • нажать клавишу «Enter»;

  • нажать кнопку Ввод в секции управления панели формул;

  • нажать любую клавишу перемещения на клавиатуре;

  • щелкнуть по другой ячейке.

При нажатии клавиши «Enter» табличный курсор переместится вниз на одну ячейку, при нажатии кнопки Ввод останется на той ячейке, в кото­рую вводились данные, а при нажатии клавиши-стрелки переместится на соседнюю ячейку в соответствующем направлении. Для завершения ввода можно также нажать комбинацию «Shift»+«Enter». В этом случае таблич­ный курсор переместится в противоположном направлении, т.е. вверх.

После завершения ввода панель формул становится неактивной. Однако в дальнейшем при установке табличного курсора на заполненную ячейку в секции содержания панели формул появляются введенные в нее данные.

Для отказа от ввода данных в ячейку уже после начала набора нужно нажать клавишу «Esc» или кнопку Отмена в секции управления панели формул. В ре­зультате этого ячейка вернется в исходное состояние, т.е. останется пустой.


ввод числа с десятичной точкой

Ввод десятичных дробей осуществляется со знаком «запятая» между целой и дробной частями числа. Использование «точки» в качестве разделителя может привести к тому, что число будет воспринято как дата.


Как указать программе Excel, что вводимые в ячейку данные являются ЧИСЛОМ

Чтобы программа Excel точно знала, что вы вводите в ячейку числовое значение, и не пыталась сама этого определять, нужно задать ячейке числовой формат. Для этого щел­кните правой кнопкой по ячейке (или по группе выделенных яче­ек) и в появившемся контекстном меню выберите Формат ячеек. В результате на экране появится окно Формат ячеек, в котором нужно перейти на вкладку Чис­ло. На данной вкладке выбери­те в списке значение Числовой и нажмите ОК.


Как указать программе Excel, что вводимые в ячейку данные являются ТЕКСТОМ

Чтобы программа Excel точно знала, что вы вводите в ячейку текстовое значение, и не пыталась сама этого определять, нужно задать ячейке текстовый формат. Для этого щел­кните правой кнопкой по ячейке (или по группе выделенных ячеек) и в появившемся контекстном меню выберите Формат ячеек. В результа­те на экране появится окно Формат ячеек, в котором нужно перейти на вкладку Число. На данной вкладке выберите в списке значение Текс­товый и нажмите ОК.



тип содержимого ячейки (ЧИСЛО или ТЕКСТ

Текстовые значения после их ввода в пустую и неформатированную ячейку автоматически выравниваются по левой границее ячейки, а числовые зна­чения - по правой. Так что, посмотрев, как расположены в ячейке данные, вы можете определить, какк их понимает Excel - как текст или как число.





О чем говорит строка состояния

Внизу окна Excel располагается строка состояния. В ней во время рабо­ты отображается различная вспомогательная информация. В правой ее части расположены индикаторы режимов:

  • ВДЛ (ДОБ) — индикатор расширения (добавления) выделения;

  • CAPS — индикатор набора заглавных букв (активизируется после нажатия клавиши «Caps Lock»);

  • NUM — индикатор цифрового режима клавиш малой цифровой клавиатуры (активизируется после нажатия клавиши «Num Lock»);

  • SCRL — индикатор режима прокрутки;

  • КНЦ — индикатор режима перемещения;

  • ЗАМ — индикатор режима замены символов при вводе;

  • FIX — индикатор ввода с фиксированной запятой.

Когда индикатор находится в активном состоянии, на нем видна над­пись, и наоборот, когда индикатор неактивен, надписи на нем нет.

табличный курсор

В Excel кроме указателя мыши и текстового курсора есть табличный кур­сор, который представляет собой утолщенную линию, окружающую одну из ячеек листа. Табличный курсор имеет значение, аналогичное тому, ко­торое имеет текстовый курсор в тексте, а именно, указывает на ячейку, в которую будет вводиться информация. Ячейка, на которой находится табличный курсор, называется текущей ячейкой. Адрес текущей ячейки указывается в левой секции (в секции адреса) панели формул.

В простейшем случае табличный курсор перемещается клавишами пе­ремещения (стрелки, клавиши «Home», «End», «Page Up», «Page Down») или мышью. Если указатель мыши установить на ячейку (он приобре­тет вид белого креста) и щелкнуть, то табличный курсор перейдет на эту ячейку, и она станет текущей.




Изменение данных в ячейке

Чтобы полностью заменить данные в ячейке, следует установить на нее табличный курсор и начать набор, т.е. сделать то же, что и при первоначальном вводе. Вновь набранный текст сохраняется в ячейке, старое содержимое ячейки при этом автоматически удаляется. Если после начала набора отказаться от него, нажав, например, клавишу «Esc», то ячейке останутся прежние данные.

Если же вам не нужно полностью заменять содержимое ячейки, а требуется только небольшое его изменение, то примените редактирование содержимого ячеек. В режим редактирования данных в ячейке можно перейти одним из следующих способов:



  • Установить табличный курсор на ячейку и нажать «F2».

  • Выполнить двойной щелчок по ячейке.

  • Установить табличный курсор на ячейку и щелкнуть мышью секции содержания панели формул.

В результате каждого из этих действий активизируется панель формул и появляется текстовый курсор: в первых двух случаях он появится в самой ячейке, в последнем — в секции содержания панели формул. В отличие от первоначального ввода в режиме редактирования для пе­ремещения текстового курсора используются клавиши с горизонталь­ными стрелками.

Завершение ввода при редактировании можно осуществлять нажатием на клавишу «Enter» или кнопку Ввод панели формул. Клавиши перемещения в этом случае ввод не завершают, т.к. используются для перемещения текстового курсора




отобразить панель формул, если она скрыта

Чтобы включить отображение панели формул, вызовите диалог Сервис Параметры, откройте вкладку Вид и в группе Отображать установите флажок строку формул.


прокручивать таблицу, не теряя из виду ее шапки

Если таблица очень большая, то при отображении ее в не слишком мелком масштабе и прокручивании заголовки строк и столбцов могут оказаться за пределами окна. Чтобы шапка таблицы оставалась на экране все время, нужно зафиксировать ячейки, содержащие ее. Установите табличный курсор в верхнюю левую ячейку вне шапки (например, если заголовки столбцов содержатся в строке 1, а заголовки строк - в столбце А, то это будет ячейка В2) и выполните команду Окно- Закрепить области.

Отменить фиксацию можно командой Окно - Снять закрепление об­ластей.




автоматически расположить на экране все открытые таблицы Excel, чтобы они все были видны

Чтобы автоматически расположить все открытые в Excel документы-таблицы таким образом, чтобы все они были видны, нужно выполнить команду Окно - Расположить, а затем в появившемся диалоговом окне Расположение окон выбрать один из вариантов расположения и нажать ОК.


расположить текст в ячейке под углом или по вертикали

Чтобы ориентировать текст в одной или нескольких ячейках под углом или вертикально, нужно установить в эту ячейку табличный курсор (или выделить несколько ячеек) и выполнить команду Формат- Ячейки. Вместо этого можно просто щелкнуть правой кнопкой мыши по ячейке (выделенным ячейкам) и в появившемся контекстном меню выбрать Фор­мат ячеек. В обоих случаях в результате на экране появится окно Формат ячеек. В нем нужно перейти на вкладку Выравнивание и в области Ори­ентация установить требуемое значение в поле градусов или перетащить нужным образом слово Надпись в правом поле. Если щелкнуть по слову Текст в левом поле, то текст в ячейке представляется в виде столбика. По окончании нажмите ОК.


включить автозаполнение ячеек

При вводе данных в столбец таблицы часто приходится вводить значения одинаковые или из очень небольшого репертуара (например, в столбце «Ответственный за выполнение» может стоять одна из немногочислен­ных фамилий сотрудников). Для ускорения ввода данных такого типа применяется автозаполнение.

Вызовите диалог Сервис - Параметры. Откройте вкладку Правка. Уста­новите флажок Автозавершение значений ячеек и нажмите ОК. Теперь, когда вы будете вводить значения в столбец, не пропуская строк, при вводе очередного значения появится предполагаемое продолжение из числа уже введенных значений, начинающихся на те же буквы. Вы можете согласиться с предложением, нажав клавишу «Enter», или отказаться, продолжив набор.

Другой возможностью ввести в ячейку одно из значений, которые уже встречались в текущем столбце, является выбор из списка. Щелкните по ячейке правой кнопкой мыши и из контекстного меню выберите команду Выбрать из раскрывающегося списка. С клавиатуры можно открыть этот список, нажав комбинацию «Alt»+« »


Ввод в ячейку простой дроби

Чтобы значение 1/3 не было воспринято как «1 марта», следует вводить его как 0 1/3, отделив целую часть пробелом. Будет ли введенное число отображено как простая дробь или как десятичная, зависит от формата ячейки. Чтобы изменить вид числа, выберите команду Формат ячеек из контекстного меню ячейки, откройте вкладку Число и выберите нужный из списка Числовые форматы. Независимо от способа отображения ячейки реально в ней находится одно и то же число, и его приближенное десятичное значение можно увидеть в секции содержания панели формул.


автоматически проверить правописание в таблице

Чтобы проверить таблицу на наличие ошибок, проделайте следующее.

  1. Щелкните мышкой по кнопке «правописание» или в строке меню выберите Сервис- Орфография

  2. После этого вы перейдете к первой найденной ошибке, и вам будет предложено исправить ее. При этом на экране будет отображено

диалоговое окно Орфография, которое и послужит вам инструментом поиска и исправления ошибок.

Если вы считаете, что найденное слово набрано без ошибок (просто оно отсутствует в стандартном словаре), то вы можете:



  • Пропустить это слово в данном месте и продолжить проверку - на­жать кнопку Пропустить.

  • Пропустить это слово в данном месте и продолжить проверку, пропус­кая это слово и в дальнейшем, до конца текущей проверки - нажать кнопку Пропустить все.

  • Пропустить это слово и продолжить проверку, добавив слово в словарь - нажать кнопку Добавить в словарь. В этом случае впредь данное слово будет восприниматься как правильно написанное.

Если же при проверке найдено слово, которое действительно набрано с ошибками, то можно выполнить одно из следующих действий:


  • Заменить его на одно из слов из поля Варианты. Для этого щелчком выделите правильный вариант и нажмите кнопку Заменить.

  • Заменить его на одно из слов из поля Варианты в данном месте и во всем документе. Для этого щелчком мыши выделите правильный вариант и нажмите на кнопку Заменить все.

В некоторых случаях в списке Варианты нет никаких вариантов замены или появляется значение (Вариантов нет). В этом случае можно щелкнуть мышкой в области документа и исправить ошибку вручную.

Прервать проверку орфографии можно нажатием кнопки Отмена в диалоговом окне Правописание.





автоматически найти и заменить в таблице один фрагмент текста на другой

Для выполнения этой операции нужно проделать следующее:



  1. Установите текстовый курсор в то место, начиная с которого должен производиться поиск. Если вы хотите произвести поиск по всей таблице, то нужно установить текстовый курсор в самом ее начале.

  2. В строке меню выберите Правка - Найти. В результате на экране появится диалоговое окно Найти и заменить. В нем вы должны перейти на вкладку Заменить.

  3. Далее в поле Найти следует набрать текст или число, которые вы хотите найти (текст поиска). В поле Заменить на введите текст или число, на которое должен быть заменен найденный текст. Если поиск и замена ранее уже проводились, то в полях ввода будут находиться последние вводившиеся слова и фразы

  4. Если вы хотите произвести замену во всем текущем листе (или рабочей книге - нажатие на кнопку Параметры покажет дополни­тельные настройки), то сразу можете нажимать на кнопку Заменить все. Если вы где-то хотите произвести замену найденного слова, а где-то нет, то нажимайте на кнопку Найти далее и смотрите, что программа найдет. Если вы хотите заменить найденное слово в указанном месте, то нажмите на кнопку Заменить, если не хотите, то нажмите на кнопку Найти далее.

  5. Завершить (или прервать) поиск с заменой можно, нажав на кнопку Отмена в окне Найти и заменить.


сделать для ячейки всплывающее примечание

Чтобы добавить к ячейке примечание, установите в ячейку табличный курсор и выберите в меню Вставка- Примечание. Вместо этого можно просто щелкнуть правой кнопкой по ячейке и в появившемся контекстном меню выбрать Добавить примечание. После этого появится желтое поле, в которое нужно ввести текст примечания. Когда закончите ввод, прос­то щелкните мышкой за пределами желтого поля, и примечание будет создано. В углу ячейки с примечанием появится треугольный значок, а при наведении указателя мыши на такую ячейку примечание появится в виде всплывающей подсказки. Изменить или удалить его можно, выбрав соответствующую команду из контекстного меню ячейки.


Вернуться назад

Поделитесь с Вашими друзьями:


База данных защищена авторским правом ©uverenniy.ru 2019
обратиться к администрации

    Главная страница