Типовые нормы времени на работы по документационному обеспечению Общие положение



Скачать 414.34 Kb.
страница1/3
Дата25.07.2016
Размер414.34 Kb.
  1   2   3
Утверждены      
приказом Министра   
культуры и информации 
Республики Казахстан  
от 7 ноября 2012 года № 180
Типовые нормы времени на работы по документационному обеспечению
1. Общие положение
      1. Типовые нормы времени на работы по документационному обеспечению (далее - Типовые нормы времени) предназначены для нормирования труда работников по документационному обеспечению, по работе архива организации и для установления численности работников.
      2. Типовые нормы времени установлены на работы, выполняемые работниками по документационному обеспечению и ведению архива организации.
      3. Типовыми нормами времени охвачены следующие виды работ, связанных с документационным обеспечением с применением средств компьютеризации и рекомендуются для применения в государственных органах и организациях, независимо от форм собственности:
      1) работы по документационному обеспечению: составление и ведение номенклатур дел, обработка, регистрация, учет количества документов, работы по контролю исполнения документов, работы по обращениям физических и юридических лиц, формирование и оформление дел в структурных подразделениях, экспертиза научной и практической ценности документов, составление годовых разделов описей дел, передача дел в ведомственный архив;
      2) работы по ведению архива организации: методическое и организационное обеспечение, создание научно-справочного аппарата к документам архива, каталогизация документов, использование документов, ведение баз данных на архивные документы, информационное обслуживание, контроль за организацией документов в делопроизводстве структурных подразделений организации, обеспечение сохранности документов, учет документов, техническое оформление работ.
      4. Типовые нормы времени рассчитаны на основе результатов измерения затрат рабочего времени в течение рабочего дня продолжительностью 8 (восемь) часов.
      5. Типовые нормы времени предусматривают выполнение всех работ с документами на одном языке и распространяются на работы с документами общего документационного обеспечения (делопроизводства).
      6. Типовые нормы времени содержат нормативы оперативного времени затраченных работником в часах на принятую единицу измерения объема работы.
      7. Типовые нормы времени на выполнение единицы нормируемой работы рассчитывается по нормативу оперативному времени и определяется по формуле:
      Нвр = Н х К

      1) Нвр - затраты (норма) времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы в часах;


      2) Н - норматив оперативного времени на выполнение работы по документационному обеспечению согласно Нормам времени на работы по документационному обеспечению (делопроизводство) приведенных в приложении 1 к Типовым нормам времени в часах;
      3) Н - норматив оперативного времени на выполнение работы в архиве организации согласно Нормам времени на работы в архиве организации приведенных в приложении 2 к Типовым нормам времени в часах;
      4) К - коэффициент, учитывающий затраты (нормы) времени на организационно – техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности в процентах от оперативного времени. По результатам анализа хронометража рабочего времени работников К принимается равным 1,1.

8. Под единицей измерения «дело» подразумевается дело в объеме 180 (сто восемьдесят) листов размером 210х297 миллиметров (далее – мм) (формат А 4). Дела, содержащие больше или меньше 180 (сто восемьдесят) листов, пересчитываются на одно условное дело объемом 180 (сто восемьдесят) листов.


      9. За единицу измерения объема работы (авторский лист) принимается материал, содержащий 40 тысяч печатных знаков, что составляет 16,7 машинописных страниц, напечатанных через 1,5 интервала, содержащих каждая 2450 (две тысячи четыреста пятьдесят) знаков.
      10. В приложениях 1, 2 к Типовым нормам времени приведены наименование и содержание выполняемых работ и установленные на них нормы времени.
      11. Состав документов, правила их разработки и оформления устанавливаются в соответствии с Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденых постановлением Правительства Республики Казахстан от 21 декабря 2011 года № 1570, а также с Правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда (далее – НАФ) и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденых постановлением Правительства Республики Казахстан от 22 декабря 2011 года № 1583.

12. На основе Типовых норм времени определяется годовая трудоемкость нормируемых работ (Тн) в часах с учетом каждого вида выполненяемых работ по формуле:

Тн = Нвр х Vi

1) Нвр - затраты (норма) времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы в часах;


      2) Vi – объем конкретного вида работы, выполняемой за год;
      3) пример расчета численности работников документационного обеспечения (Чр) определяется по формуле;  Чр = Тн/Фп = количество человек (работников)
      4) Фп – полезный фонд рабочего времени одного работника за год.
      13. Пример расчета численности работников документационного обеспечения (делопроизводства) и работников архива организаций приведен в приложении 3 к Типовым нормам времени.

2. Организация труда
      14. Функции работников документационного обеспечения (делопроизводства) и работников архива организации определяются должностными инструкциями, разработанными в соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденным приказом Министра труда и социальной защиты населения Республики Казахстан от 21 мая 2012 года № 201-ө (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 7755) и Типовыми квалификационными характеристиками должностей руководителей и специалистов государственных архивов, утвержденным приказом исполняющего обязанности Министра культуры и информации Республики Казахстан от 12 октября 2012 года № 167 (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 8085).

      15. В функции службы документационного обеспечения (делопроизводство) организации входят: организационно-методическое обеспечение работ с документами в структурных подразделениях организации и подведомственных организациях; внедрение стандартов на документационное обеспечение и других нормативно-методических документов; прием документов; обработка документов и учетно-справочная работа; контроль исполнения документов; оформление и рассылка документов; формирование, хранение дел и их использование; подготовка и передача дел в архив организации и другие.


      16. В функции архива организации входят: комплектование документами структурных подразделений организации; учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов; фондирование принятых в архив документов; составление научно-справочного аппарата к хранящимся в архиве документам; проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве, оказание методической помощи в проведении этой работы в делопроизводстве организации; подготовка и передача документов на государственное хранение; представление в государственный архив форм статистической отчетности; использование документов, хранящихся в архиве, проверка сохранности, правильности формирования и оформления дел в делопроизводстве организации; участие в разработке нормативно-методических документов (правил, положений, рекомендаций) по архивному делу.

      17. Организационно-техническими условиями, принятыми в Типовых нормах, предусматриваются: рациональная организация рабочих мест, своевременное получение работающими необходимой информации, консультации, инструктажа, соблюдение рационального режима труда и отдыха, обеспечение установленных санитарных норм.



      18. Рабочие места работника службы документационного обеспечения (делопроизводство) оборудуются однотумбовым столом (с приставкой), обеспечивающим удобное размещение на нем оргтехники и предметов труда, а в ящиках стола - хранение соответствующих документов и канцелярских принадлежностей. На столе следует оборудовать приспособлениями для удобного расположения папок. Для хранения специальной, справочной литературы и документов должен быть шкаф.
      19. Работники службы документационного обеспечения (делопроизводства) обеспечиваются необходимыми справочными материалами (правилами по ведению делопроизводства, нормативно-методической документацией, справочниками по действующему законодательству, орфографическим и терминологическим словарями, списками работников организации и ее структурных подразделений с указанием номеров телефонов и адресов, связанных с деятельностью данной организации).
      20. Рабочие места работников должны быть оснащены персональными компьютерами, сканерами, принтером и другой необходимой оргтехникой.
      21. Клавиатура располагается на поверхности стола таким образом, чтобы пространство перед клавиатурой было достаточным для опоры рук работника (на расстоянии не менее чем 300 мм от края обращҰнного к работнику).
      22. Чтобы обеспечивалось удобство зрительного наблюдение, быстрое и точное считывание информации, плоскость экрана монитора располагается ниже уровня глаз работника предпочтительно перпендикулярно нормальной линии взгляда работника (нормальная линия взгляда – 15 градуса вниз от горизонтали).
      23. Для исключения воздействия повышенных уровней электромагнитных излучений расстояние между экраном и работником должно составлять не менее 500 мм (оптимальное 600-700 мм). Рабочий стул (кресло) должно быть устойчивым, место сидения должно регулироваться по высоте. Рабочее место размещается таким образом, чтобы естественный свет падал сбоку (желательно слева). Для снижения яркости в поле зрения при естественном освещении применятся регулируемые жалюзи, плотные шторы.
      24. Светильники общего и местного освещения должны создавать нормальные условия освещенности и соответствующий контраст между экраном и окружающей обстановкой с учетом вида работы и требований видимости со стороны работника.
      25. Для обеспечения оптимальных параметров микроклимата проводятся регулярное проветривание в течение рабочего дня.
      26. Работу перед экраном монитора следует периодически прерывать на регламентированные перерывы, которые устанавливаются для обеспечения работоспособности и сохранения здоровья, или заменять другой работой с целью сокращения рабочей нагрузки у экрана.
      27. Рабочее место специалистов должно соответствовать требованиям безопасности и охраны труда.
      28. При 8 (восьми) часовом рабочем дне и работе с персональным компьютером регламентированные перерывы устанавливаются: через 2 (два) часа от начала рабочего дня и через 2 (два) часа после обеденного перерыва продолжительностью 15 (пятнадцать) минут.
3. Нормы времени на работы по документационному обеспечению (делопроизводство)
      29. Работы по документационному обеспечению включают:
      1) составление и ведение номенклатуры дел структурного подразделения: изучение нормативных и методических документов, функций данного структурного подразделения, особенностей его делопроизводства, состава и содержания документов, определение сроков их хранения, составление, систематизация заголовков дел, визирование руководителем структурного подразделения, контроль за правильностью формирования дел;
      2) составление и ведение номенклатуры дел организации: изучение нормативных и методических документов, справочных пособий, номенклатур дел структурных подразделений, функций организации, особенности делопроизводства, состава и содержания документов, определение сроков их хранения, разработка схемы номенклатуры дел, унификация, общее редактирование текста всех разделов номенклатуры дел, выявление документов, не вошедших в номенклатуры дел, структурных подразделений, составление номенклатуры дел (с научно-справочным аппаратом), согласование с структурными подразделениями, рассмотрение на заседании экспертной комиссии организации, согласование с Экспертно-проверочной комиссии (далее – ЭПК) архивного учреждения, оформление и утверждение номенклатуры дел, контроль за правильностью формирования в течение года.
      Исполнителями работ по документационному обеспечению являются заведующий канцелярий, делопроизводитель, документовед.
      30. Работы по обработке и регистрации документов включают: прием корреспонденции, вскрытие конверта, систематизация документов на регистрируемые и нерегистрируемые, составление регистрационной карточки, простановка, заполнение регистрационного штампа, распределение документов для передачи руководителю организации на рассмотрение и вынесение резолюции для исполнения в структурные подразделения.
      Исполнителями работ по обработке и регистрации документов являются заведующий канцелярий, делопроизводитель, документовед.
      31. Работы по учету документов включают: заполнение учетных записей в книге (журнале) регистрации входящей и исходящей корреспонденции, ведение автоматизированного учета документов для составления автоматизированной базы данных входящей и исходящей корреспонденции, описи входящих документов, реестр на отправляемую документацию, передача учетных сведений руководителю организации.
      Исполнителями работ по учету документов являются заведующий канцелярий, делопроизводитель, документовед.

      32. Работы по контролю исполнения документов включают: составление Регистрационно-контрольной карточки (далее – РКК), если она не передается из службы регистрации, проставление пометки «К» (контроль) на документе и РКК, расположение первого экземпляра РКК в картотеке, направление второго экземпляра РКК вместе с документом исполнителю, контроль исполнения документа, напоминание о сроке исполнения, запись сведений в РКК, информирование руководителей о состоянии исполнения, снятие документа с контроля. Составление сводки о документах, не исполненных в установленные сроки; составление сводки об исполнении документов, подлежащих контролю; обобщение результатов исполнения документов по структурным подразделениям, анализ состояния исполнения документов в организации.


      Исполнителями работ по контролю за исполнением документов является заведующий канцелярий, инспектор по контролю за исполнением поручения, документовед, секретарь руководителя.
      33. Работа с обращениями физических и юридических лиц включают: вскрытие документов, проверка правильности адресования, регистрация в журнале, составление информационного листка, впечатывание его содержания в регистрационную карточку (далее - РК), передача руководству и в структурное подразделение, перенос резолюции на РК, помещение карточки в картотеке, контроль исполнения обращений, возврат обращения в регионы по принадлежности, анализ, обобщение и справочное обслуживание по обращениям граждан, составление сводных ведомостей и справок об исполнении.
      Исполнителями работ с обращениями физических и юридических лиц являются заведующий канцелярий, инспектор по контролю за исполнением поручения, документовед, секретарь руководителя.

      34. Работы по формированию и оформлению дел в структурных подразделениях, экспертизе научной и практической ценности документов, составлению годовых разделов описей дел, передача дел в ведомственный архив.


      Исполнителями работ по формированию и оформлению дел являются заведующий канцелярий, делопроизводитель, документовед.
4. Нормы времени на работы в архиве организации
      35. Методическое и организационное обеспечение работы включают: разработка нормативно-методических пособий (правил, рекомендаций, положений), исполнителями которого, являются заведующий архивом и архивист.
      36. Работы по созданию Научно-справочного аппарата (далее – НСА) к документам архива организации включают: составление годовых разделов описи постоянного срока хранения, описи дел по личному составу, предисловий, исторических справок, указателей к описям, рассмотрение на заседании Центральной экспертной комиссии (далее – ЦЭК), представление описи на утверждение Экспертно-проверочной комиссии государственного архива, утверждение руководителем организации.

      Исполнителями работ по созданию НСА к документам являются заведующий архивом и архивист.

      37. Работы по каталогизации документов включают: ведение свода (каталога) данных о составе и содержании архивных документов, предоставление их в установленном порядке в уполномоченные органы, составление и ведение картотеки к архивным документам.

      Исполнителями работ по каталогизации документов являются архивист, документовед, заведующий архивом.

      38. Работы по использованию документов, информационному обслуживанию включают: ознакомление с запросом, изучение информационной базы данных к архивным документам для общественного пользования (свыше 1 года), выявление сведений по теме запроса, написание текста ответа. Обеспечение доступности и использования информации государственными органами, физическими и юридическими лицами, выдача дел во временное пользование, определение по топографическим указателям местонахождения дел, проверка соответствия шифра и заголовка на обложке дела в описи.

    Исполнителями работ по использованию документов, информационному обслуживанию являются заведующий архивом, архивист, документовед.


      39. Работы по контролю за организацией делопроизводства в структурных подразделениях организации исполняют заведующий канцелярий, заведующий архивом.
      40. Работы по обеспечению сохранности документов включают прием дел в архив из структурных подразделений по описи, проверка правильности оформления дел, запись в книге учета поступления и выбытия документов, выдача дел, проверка наличия и состояния документов, передача документов на государственное хранение.

      Исполнителями работ по обеспечению сохранности документов являются заведующий архивом, архивист.

41. Работы по составлению отчета «Сведения по комплектованию архивных документов» включают: поиск сведений по учету о составе архивных документов, установление источников формирования и пополнения архивных документов, экспертиза ценности архивных документов, их происхождение, содержание, установление срока хранения, составление и печать отчета.
      Исполнителями работ по составлению отчета являются архивист, документовед, заведующий архивом.

42. Работы по техническому оформлению работ включают: включение компьютера, вызов файла на дисплей, группировка исполненных документов, оформление титульных листов дел в соответствии с номенклатурой, распечатка текста, автоматизированный ввод текста в Базу данных с оригинала, подшивка документов, реставрация дел.

Исполнителями работ по техническому оформлению работ являются заведующий архивом, заведующий канцелярий, старший хранитель фондов и документовед.

Приложение 1        


к Типовым нормам времени на работы
по документационному обеспечению
Нормы времени на работы по
документационному обеспечению (делопроизводство)
1. Работы по составлению и ведению номенклатур дел


Наименование работы

Единица измерения объема
работы

Норма
времени, час

Составление и ведение
номеклатуры дел структурного
подразделения

Количество позиций
в номенклатуре дел:
до 10
11-25
26- 50
57-75
76-100

5,0
12,0
24,0
36,0
45,0

Составление и ведение
номеклатуры дел организации

101-200
201-300
301-400
401-500
501-600

230,0
270,0
284,0
296,0
398,0

Автоматизиронное ведение
номенклатуры дел структурного
подразделения организации

Количество позиций
в номенклатуре дел:

до 100
до 200



28,00
40,00


2. Работы по обработке и регистрации документов


Наименование
работы

Содержание работы

Единица
измерения

Норма
времени, час

Обработка полученных и отправляемых документов на любом носителе

Получение направленных и исполненных документов, вскрытие конверта, проверка правильности оформления документов, простановка регистрационных штампов, информирование руководителя о содержании полученных документов и телефонограмм, контроль за соблюдением срока исполнения

1 лист

0,15

Обработка полученных и отправляемых по факсу документов

Получение текста, деление на листы формата А4, составление регистрационно-контрольных карточек (РКК), заполнение и простановка регистрационных штампов и передача документов на исполнение

1 лист

0,15

Заполнение регистрационных данных в регистрационной карточке

Систематизация документов на регистрируемые и нерегистрируемые, составление регистрационной карточки, простановка регистрационных штампов, установление связи с адресатом

1
регистрационная карточка

0,25

Заполнение данных документа в журналах исходящей и входящей кореспонденции

Описание наименование, дата, краткое описание документа, кому или откуда документ

1 документ
до 5 листов

0,25

Автоматизированная регистрация поступивших документов

Включение компьютера, вывоз на дисплей формата регистрационно-контрольной формы, ввод информации о виде документа, его авторе, дате и индексе, присвоение документу регистрационного номера, выключение компьютера

10
документов

0,40

Автоматизированный учет количества поступающих, отправленных документов

Включение компьютера, формирование на поиск РКФ по заданным реквизитам для получения исковой выходной формы, подсчет количества отправляемых экземпляров документов. выключение компьютера

100
документов

0,10

Автоматизированный учет количества документов, создаваемых для внутреннего пользования

Включение компьютера, формирование на поиск РКФ по заданным реквизитам для получения исковой выходной формы, выключение компьютера

100
документов

0,10


3. Работы по учету документов


Наименование работы

Единица измерения

Норма времени, час

Традиционная
технология

Автоматизированная
технология

Запись в книге учета
записей по входящей
и исходящих документов

1 запись

0,20

0,10

Составление описи
входящей документации

1 опись

0,35

0,20

Составление списка
на заказную авиапочту

1 список до
25 строк

0,25

0,15

Составление реестра на
отправляемую документацию

1 реестр до
25 строк

0,25

0,15


Каталог: images -> files
files -> Рабочая программа учебного предмета «Математика»
files -> Обтяжка и отделка схематических моделей
files -> Тематическое планирование по биологии Класс: 7 Учитель: Зарипова Гулюся Гирфанутдиновна
files -> Рабочая программа разработана на основе: Закона РФ «Об образовании»
files -> Задания школьных олимпиад ■математика, русский язык, окружающий мир задания разного уровня сложности
files -> Контрольная работа по математике. 5 класс 1 вариант Уровень а а1 Найдите сумму чисел 34 и 5
files -> Книга для учителя. Москва тц «Сфера», 2004г. Научно-методический журнал «Русский язык в школе»
files -> Шингарёв Дамир Фаридович Учитель технологии п г. т. Алексеевское 2013-2016 уч года
files -> Викторина как назывались первые русские воины? (Дружинники)
files -> Пояснительная записка Рабочая программа по предмету «Окружающий мир» 2 класс составлена на основе следующих нормативных документов и методических рекомендаций


Поделитесь с Вашими друзьями:
  1   2   3


База данных защищена авторским правом ©uverenniy.ru 2019
обратиться к администрации

    Главная страница