Приложение 2 Работа с обращениями граждан



Скачать 254.59 Kb.
Дата28.07.2016
Размер254.59 Kb.


Приложение 2

Работа с обращениями граждан

ОГЛАВЛЕНИЕ

Порядок работы с обращениями граждан 2

1Регистрация обращения гражданина 4

1.1Создание карточки обращения гражданина 4

1.1Заполнение реквизитов карточки обращения гражданина 5

1.2Перенаправление обращения 9

1.3Отправка на рассмотрение 10

1.4Повторное согласование исполнителей и перенаправления 10

1.5Направление уведомления заявителю. 11

2Рассмотрение обращения гражданина 11

2.1Ознакомление с карточкой обращения 11

2.2Подготовка проекта резолюции 12

2.3Постановка на контроль 13

2.4Отправка резолюции на подпись руководителю 14

3Утверждение резолюции по обращению гражданина 14

3.1Ознакомление с карточкой обращения и проектом резолюции 14

3.2Корректировка резолюции или отправка на доработку помощнику 14

3.3Утверждение резолюции 14

3.4Перенаправление обращения должностным лицом 15

4Исполнение резолюции по обращению гражданина 15

4.1Подготовка ответного письма на обращение гражданина 15

4.2Подготовка запроса информации в другую организацию 16

5Контроль исполнения резолюции ответственным исполнителем 17

6Работа контролера по поручению 18

7Заполнение вкладки Решение 19

8Закрытие дела (Отдел по работе с обращениями граждан) 19

9Алгоритм работы с обращениями граждан 19



Порядок работы с обращениями граждан




Действие

Описание

Исполнитель

Раздел инструкции

1

Поступило обращение

Способы поступления:

Почта


МЭДО

Телефонный звонок

СМС сообщение

Личный приём

Электронная почта

МФЦ


Делопроизводитель ОГ




2

Зарегистрировать ОГ

Создать карточку ОГ

Заполнить реквизиты

Сохранить карточку


Делопроизводитель ОГ




3

Напечатать штрих-код

Выполняется, если ОГ поступило не по МЭДО

Нажать кнопку «Штрих-код» в карточке ОГ

Распечатать штрих-код


Делопроизводитель ОГ




4

Передать ОГ на сканирование

Передать пакет документов (штрих-код + обращение) на сканирование (для отдела по работе с обращениями граждан АКУ - в отдел служебной корреспонденции)

Делопроизводитель ОГ




5

Отсканировать ОГ

Общим порядком

Делопроизводитель/Сотрудник отдела служебной корреспонденции




6

Создать проект сопроводительного письма

Выполняется, если ОГ перенаправляется в другую организацию

Нажать кнопку «Перенаправить»

Создается проект сопроводительного письма и уведомление заявителю

Внести необходимые изменения в текст документа



Делопроизводитель ОГ




7

Стартовать задачу на согласование исполнителей/сопроводительного письма

Нажать кнопку «Задача» на карточке ОГ

Руководителю создаются задача на согласование исполнителей и задача на согласование перенаправления



Делопроизводитель ОГ




8

Согласование исполнителей (Только для отдела по работе с обращениями граждан АКУ)

Может проводиться в бумажном или электронном виде

Если согласование проводится в бумажном виде, ответственное лицо выполняет задание на согласование исполнителей и задание на согласование перенаправление за руководителя



Начальник АКУ




9

Отправка ОГ исполнителям

После выполнения задания на согласование, ОГ направляется исполнителям, указанным в карточке ОГ

Автоматически




10

Перенаправление ОГ

Если обращение перенаправлено:

1. в автоматизированное подразделение ЕСЭД направляется после того, как сопроводительное письмо подписано ЭЦП, и выполнено задание на согласование перенаправления;

2. в неавтоматизированное подразделение ЕСЭД отправка осуществляется вручную;

3. в СЭД МР автоматически направляется карточка ОГ, текст обращения перенаправляется другим способом



Автоматически;

Делопроизводитель ОГ;

Сотрудник отдела служебной корреспонденции Правительства области





11

Направление уведомления заявителю

Формируется вместе с сопроводительным письмом. При необходимости внести изменения.

Делопроизводитель ОГ





  1. Регистрация обращения гражданина


Все принятые обращения передаются ответственному лицу органа исполнительной власти. Обращение регистрируется в течение 3 рабочих дней с момента поступления.
    1. Создание карточки обращения гражданина


  • Открыть справочник «Обращения граждан» или «Личный прием» в зависимости от типа обращения (Папка «Компоненты» «Обращения граждан и организаций» «Обращения граждан с 01.01.2014» или «Личный прием с 01.01.2014»)

  • Создать новую запись справочника (Панель инструментов  Добавить новую запись)

  • Заполнить реквизиты карточки обращения гражданина

1.1Заполнение реквизитов карточки обращения гражданина


Расшифровка реквизитов карточки обращения приведено в таблице:



Реквизит

Вкладка карточки ОГ

Комментарий

Журнал

Регистрация

Заполняется в зависимости от вида обращения.

Способ получения

Регистрация

Способ поступления обращения

Рег. номер

Регистрация

Формируется автоматически в зависимости от выбранного журнала. На этапе заполнения карточки по умолчанию заполнен значением «АВТОНОМЕР». При сохранении карточки изменится на регистрационный номер обращения.

Дата регистрации

Регистрация

Дата регистрации обращения

Кол. Лист

Регистрация

Количество листов обращения и приложенных материалов без сопроводительного письма

Повторное к

Регистрация

Номер первичного обращения

Тип автора

Регистрация

Выбор из списка.

Гражданин

Регистрация

ФИО гражданина - автора поступившего обращения. Если ФИО не известно, в реквизите указывается «Не известно». Если обращаются несколько граждан, то в реквизите указывается «ФИО1, ФИО2, ФИО3» или «ФИО1 и др.»

Адрес

Регистрация

Почтовый адрес, по которому гражданин хочет получить ответ

E-mail

Регистрация

Электронный адрес гражданина

Дать ответ по e-mail

Регистрация

Заполняется в случае, когда почтовый адрес не указан или гражданин просит дать ответ на электронный адрес

Без подписи

Регистрация

Заполняется в случае, когда неизвестен автор обращения

Коллективное

Регистрация

Заполняется в случае, когда обращение поступило от группы граждан.

Район

Регистрация

Район, где проживает гражданин или откуда поступило обращение. Является обязательным для заполнения. Если обращение поступило не из Ярославской области, то указываем «Другие регионы»

Вид обращения

Регистрация

Заявление, предложение, жалоба, запрос и т.д. Является обязательным для заполнения. В зависимости от того, какой вид обращения выбран, определяется срок исполнения: 30 дней, 15 дней, 10 дней.

Соц. положение

Регистрация

Социальное положение гражданина. Является обязательным для заполнения. Если социальное положение гражданина неизвестно, то указываем «Другие».

Категории льгот

Регистрация

Категории льгот, которыми обладает гражданин. Является обязательным для заполнения. Если информация неизвестна, то указываем «Не имеет льгот».

Кат.обращения

Регистрация

Категория обращения. Выбор из справочника

Тематики (нов.)

Регистрация

Указывается состав поднимаемых гражданином вопросов на основании классификатора тематик.

Ведущая

Регистрация

Наименование ведущего вопроса. Заполняется автоматически, если в качестве тематики выбран подвопрос.

Исполнитель

Регистрация

Должностное лицо, которому обращение направляется на рассмотрение. Если обращение зарегистрировано в Правительстве ЯО и направляется на исполнение в другую организацию, в качестве исполнителя выбирается начальник АКУ.

Перенаправлено в

Регистрация

Заполняется в случае перенаправления обращения

Вид организации

Регистрация

Заполняется из справочника

Содержание

Регистрация

Аннотация письма. Обязательное поле

Примечание

Регистрация

Поле для свободных комментариев. Как правило, помещают телефон, отметки о повторности обращения из предыдущих лет и т.п.

Источник – Организация

Регистрация

Заполняется в случае, если обращение получено в рамках перенаправления обращения из другого органа власти, либо в рамках исполнения поручения из Правительства области

Источник - Вид источника

Регистрация

Заполняется из справочника

Источник - Особый контроль

Регистрация

Заполняется, если необходимо дать ответ в контролирующую организацию (организацию, откуда поступило обращение)

Источник - № док

Регистрация

Регистрационный номер обращения, зарегистрированный на стороне источника.

Источник - Дата док

Регистрация

Дата регистрации обращения на стороне источника

Адм. ПР

Регистрация-Источник

Заполняется, если обращение поступило из Управления Президента РФ по работе с обращениями граждан

Дата Адм. ПР

Регистрация-Источник

Заполняется, если обращение поступило из Управления Президента РФ по работе с обращениями граждан; должно совпадать с Источник - Дата док

№ Адм. ПР

Регистрация-Источник

Заполняется, если обращение поступило из Управления Президента РФ по работе с обращениями граждан; должно совпадать с Источник - № док

Источник - План. Дата ответа

Регистрация

Срок ответа в контролирующую организацию (в том числе установленный поручением должностного лица)

Источник - Дата ответа

Регистрация

Фактическая дата ответа в контролирующую организацию

Срок исполнения

Контроль

Срок, за который необходимо дать ответ заявителю. Заполняется автоматически (30 дней от момента регистрации)

Состояние

Контроль

Стадия жизненного цикла обращения. Заполняется автоматически.

План срок по поруч.

Контроль

Планируемый срок подготовки ответа заявителю

Факт. Срок по поруч.

Контроль

Фактическая дата ответа. Заполняется автоматически

Содержание

Контроль

Аннотация письма. Заполняется автоматически.

На контроле

Контроль

Заполняется автоматически.

Изменение сроков

Контроль

Заполняется в случае продления срока подготовки ответа.

Дата ответа

Решение

Дата фактического ответа заявителю

№ ответа

Решение

№ ответа совпадает с номером обращения

Дата закрытия

Решение

Заполняется при закрытии обращения

Состояние

Решение

Стадия жизненного цикла обращения. После заполнения даты закрытия автоматически изменяется на значение «Закрыто»

Описание решения

Решение

Описание работ по обращению

Тематики (нов.)

Решение

Состав поднимаемых гражданином вопросов на основании классификатора тематик. Список вопросов переносится с вкладки Регистрация автоматически.

Рассмотрел

Решение

Должностное лицо, которому обращение направляется на рассмотрение. Переносится с вкладки Регистрация автоматически.

Перенаправлено в

Решение

Организация, куда было перенаправлено обращение на исполнение. Переносится с вкладки Регистрация автоматически.

Результат исполнения

Решение

Заполняется из справочника

Дата ответа

Решение

Дата ответа заявителю

№ ответа

Решение

№ ответа заявителю

Проверено комиссионно

Решение

Обращения рассмотренные специальной комиссией

Проверено с выездом на место

Решение

Заполняется, если осуществлялся выезд на место

Мониторинг правоприменения

Решение




Выявлены нарушения прав граждан

Решение

Заполняется, если в ходе работы были выявлены нарушения прав граждан

Направлен ответ за подписью рук…

Решение

Заполняется, если был подготовлен ответ за подписью вышестоящего руководителя

Рассмотрено совместно с ОМС

Решение

Заполняется, если обращение направляли в ОМС

Рассмотрено совместно с ТФ ОИВ

Решение

Заполняется, если обращение направляли в ТФ ОИВ

Факты по жалобам подтвердились

Решение

Заполняется, если факты по жалобам подтвердились

Виновные наказаны

Решение

Заполняется, если виновные были наказаны

Организация

Направлен

Заполняется автоматически в случае перенаправления обращения по нажатию кнопки «Перенаправить» на вкладке «Регистрация»

Способ доставки корресп.

Направлен

Заполняется автоматически в случае перенаправления обращения. Для организаций, в которые возможна автоматическая доставка, по умолчанию способ доставки устанавливается «Автоматическая доставка в ОГВ ЯО»

Дата отправки

Направлен

Заполняется автоматически



  • Сохранить карточку (кнопка «Сохранить»). Регистрационный номер генерируется автоматически.

  • Напечатать штрих-код (пункт выполняется, если ОГ поступило не по МЭДО). Нажать кнопку «Штрих-код» в карточке ОГ, распечатать сформировавшийся документ.

  • Передать пакет документов (штрих-код + обращение) на сканирование (для места регистрации Правительство - в Отдел служебной корреспонденции).

  • После сканирования по кнопке «Эл. документы» будет доступен для просмотра скан-образ обращения.

1.2Перенаправление обращения


Если обращение содержит вопросы, решение которых входит в компетенцию других органов государственной власти, органов местного самоуправления и должностных лиц, помощник (или сотрудник отдела по работе с обращениями граждан) готовит сопроводительное письмо о направлении обращения в государственный орган, орган местного самоуправления, должностному лицу, к компетенции которых относится рассмотрение вопросов, поставленных в обращении, и уведомление гражданина о переадресации его обращения.

Чтобы перенаправить обращение, необходимо:



  • Заполнить поле «Перенаправлено в» вкладки «Регистрация» карточки обращения;

  • Нажать кнопку «Перенаправить» на вкладке «Регистрация». После нажатия кнопки, список организаций, куда перенаправляется обращение, перенесется на вкладку «Направлен», сформируется Сопроводительное письмо и Уведомление заявителю. Делопроизводитель должен проверить текст письма и уведомления, при необходимости внести изменения. Сопроводительное письмо связано с документом вида «Обращение»;

  • Нажать кнопку «Задача» в карточке обращения. В карточке задачи все реквизиты (Тема, маршрут …) заполнятся автоматически. Если необходимо пометить документ как важный, можно на панели инструментов нажать кнопку «Назначить высокую важность» (Задание поступит с восклицательным знаком);

  • Стартовать задачу (Кнопка «Старт»);

  • Сформируется задание на согласование перенаправления Руководителю подразделения, осуществляющему перенаправление ОГ.

Перенаправление осуществляется после подписания Сопроводительного письма утверждающей подписью.

Если Руководитель подразделения выполняет задание по согласованию Перенаправления с результатом «На доработку», формируется задание инициатору задачи. В этом случае необходимо внести требующиеся изменения в карточку Обращения, нажать кнопку «Перенаправить» (для формирования нового Сопроводительного письма) и выполнить поступившее задание «На доработку» с результатом «На повторное согласование».

В случае перенаправления обращения:


  • 1. В автоматизированное подразделение ЕСЭД задание направляется после того, как сопроводительное письмо подписано ЭЦП;

  • 2. В неавтоматизированное подразделение ЕСЭД отправка осуществляется вручную после подписания Сопроводительного письма согласно регламенту;

  • 3. В СЭД МР автоматически направляется карточка ОГ после согласования перенаправления, текст обращения перенаправляется другим способом.

1.3Отправка на рассмотрение


Для отправки Обращения на рассмотрение необходимо заполнить реквизит Исполнитель на вкладке Регистрации в карточке ОГ.

Чтобы сформировать задачу по рассмотрению обращения требуется:



  • В карточке обращения нажать кнопку «Задача»;

  • В карточке задачи все реквизиты (Тема, маршрут …) заполнятся автоматически. Если необходимо пометить документ как важный, можно на панели инструментов нажать кнопку «Назначить высокую важность» (Задание поступит с восклицательным знаком);

  • Стартовать задачу на рассмотрение (Панель инструментов  «Старт»);

  • Сформируется задание на рассмотрение исполнителю.

ВАЖНО! Если обращение создано по месту регистрации Правительство, предварительно формируется задание Начальнику АКУ для согласования исполнителей по ОГ. После согласования Начальником АКУ автоматически формируются задания сотрудникам, указанным в поле «Исполнитель» в карточке обращения.

Если Начальник АКУ выполнит задание по согласованию исполнителей с результатом «На доработку», формируется задание инициатору. Ответственному за регистрации нужно внести требуемые изменения в список исполнителей в карточке Обращения и выполнить задание с результатом «На повторное согласование».

Согласование исполнителей может проводиться в бумажном или электронном виде. Если согласование проводится в бумажном виде, ответственное лицо выполняет задание на согласование исполнителей.

1.4Повторное согласование исполнителей и перенаправления


Если после первичного согласования исполнителей и перенаправления требуется добавить новых исполнителей по обращению либо повторно согласовать имеющиеся, внесите необходимые изменения в табличную часть на вкладке «Регистрация» карточки обращения.

После добавления организации для перенаправления повторно нажмите кнопку «Перенаправить».

Появится диалоговое окно, в котором необходимо расставить флажки напротив тех записей, которые требуют согласования. Далее нажмите кнопку «Задача». Если были добавлены не только организации для перенаправления, но и исполнители, появится второе диалоговое окно, в котором также необходимо расставить флажки.



Далее сформируется задание Руководителю подразделения.



ВАЖНО! Согласование исполнителей производится, только если обращение создано по месту регистрации Правительство. Поступает задание Начальнику АКУ. После согласования Начальником АКУ автоматически формируются задания сотрудникам, указанным в поле «Исполнитель» в карточке обращения.

Если согласование проводится в бумажном виде, ответственное лицо выполняет задание на согласование перенаправления за руководителя.


1.5Направление уведомления заявителю.


Уведомление заявителю формируется автоматически вместе с сопроводительным письмом при нажатии кнопки «Перенаправить».

2Рассмотрение обращения гражданина

2.1Ознакомление с карточкой обращения


  • Открыть задание на рассмотрение (например, «ОГ.01-0036/15 Рассмотреть: обращение…»).

  • Ознакомиться с вложениями.


2.2Подготовка проекта резолюции


Помощник (или сотрудник отдела по работе с обращениями граждан) осуществляет предварительное рассмотрение обращений. По результатам предварительного рассмотрения обращения, проверки истории обращений заявителя помощник готовит предложения о необходимых поручениях руководителя по рассмотрению обращения. По каждому обращению помощник готовит проект резолюции руководителя по рассмотрению обращения.

Чтобы подготовить проект резолюции, необходимо:



  • Создать карточку поручения по обращению (На карточке обращения нажать кнопку «Поручения» или нажать на гиперссылку «Вынести резолюцию» в тексте задания по рассмотрению)

  • Заполнить реквизиты карточки поручения по обращению

Реквизит

Отв.

Стадия Ж/Ц

Комментарий

Вкладка «Резолюция»

Содержание поручения

П

На рассм.

Текст поручения

План. Дата

П

На рассм.

Плановая дата исполнения поручения

Исполнители

П

На рассм.

Сотрудник, ответственный за исполнение поручения

Ответственный

А-П

На рассм.

Признак того, что исполнитель является ответственным исполнителем по поручению. Признак «Да» может быть установлен только у одного из исполнителей. Ответственному сотруднику поступают задания проконтролировать соисполнителей по поручению. Если нет ответственного по поручению, то каждый сотрудник отчитывается перед контролером.

Исп. План дата

П

На рассм.

Плановая дата исполнения поручения. Персональная для каждого исполнителя. Не заполняется, если все исполнители должны выполнить свои задания в указанные сроки в реквизите Плановая дата

Исп. Поручение

П

На рассм.

Текст поручения. Персональное для каждого исполнителя. Не заполняется, если все исполнители должны выполнить свои задания в указанные сроки в реквизите Плановая дата.

Автоматизирован

А

На рассм.

Признак, указывающий, автоматизирован или нет исполнитель по поручению. Поле заполняется автоматически от значения указанного в поле Исполнитель. Для неавтоматизированных исполнителей резолюцию необходимо распечатать (секретарь).

Телефон

А

На рассм.

Телефон исполнителя. Заполняется автоматически от значения указанного в поле Исполнитель

Автор

А-П

На рассм.

Автор выданного поручения. По умолчанию заполняется в соответствии с установленными в РКК настройками.

Дата поручения

А

На рассм.

Дата поручения. Может заполнятся по умолчанию текущей датой или датой предыдущего поручения, в соответствии с установленными в РКК настройками

Состояние поручения

А

На рассм.

Признак, указывающий на текущую стадию жизненного цикла резолюции. Меняется автоматически.

Срочность

П

На рассм.

Признак, регулирующий сроки выполнения поручения.

На контроле

А-П

На рассм.

Признак необходимости постановки поручения на контроль

Контролер

А-П

На рассм.

Сотрудник, ответственный за контроль исполнения поручения.

Главное поручение

А

На рассм.

Ссылка на ведущее поручение. Заполняется автоматически при вынесении подчиненной резолюции. Для первичной резолюции реквизит пустой

Документ

А

На рассм.

Полное наименование документа, на который выносится резолюция. Не доступно для редактирования.

  • Распечатать проект резолюции (По необходимости. На карточке поручения нажать кнопку «Печать»)

Внимание! Если по обращению несколько исполнителей, каждый из которых дает свой ответ заявителю, для каждого исполнителя готовится отдельный проект резолюции.

2.3Постановка на контроль


Должностное лицо Правительства области или уполномоченное на то лицо по результатам ознакомления с текстом обращения, прилагаемыми к нему документами, подготовленными проектами резолюций, при необходимости ставит исполнение поручений и рассмотрение обращения на свой контроль.

Чтобы поставить резолюцию на контроль, необходимо:



  • На карточке поручения по обращению заполнить реквизит «На контроле» значением «Да».

  • Заполнить реквизит «Контролер». Указать должностное лицо, которое будет осуществлять контроль поручения.

2.4Отправка резолюции на подпись руководителю


Помощник (или сотрудник отдела по работе с обращениями граждан) передаёт поступившие обращения вместе с подготовленными проектами поручений, сопроводительных писем на рассмотрение и согласование должностному лицу Правительства области.

Чтобы отправить проект резолюции на подпись, необходимо в карточке поручения нажать на кнопку «На подпись».


3Утверждение резолюции по обращению гражданина

3.1Ознакомление с карточкой обращения и проектом резолюции


  • Открыть поступившее задание «Рассмотреть: …»

  • В области вложения документов ознакомится с карточкой обращения гражданина, текстом обращения и проектом резолюции.

3.2Корректировка резолюции или отправка на доработку помощнику


Должностное лицо Правительства области по результатам ознакомления с текстом обращения, прилагаемыми к нему документами, подготовленными проектами резолюций может:

  • Изменить список исполнителей и сроки выполнения поручений по обращению

  • При необходимости поставить исполнение поручений на свой контроль

  • Изменить текст резолюции

Чтобы изменить проект резолюции, необходимо:

  • Открыть поступившее задание «Рассмотреть:…»

  • Способ 1 (рекомендуемый): В области вложения документов открыть карточку поручения по обращению и внести корректировки. Нажать кнопку «Утвердить»

  • Способ 2:В области вложения документов открыть файл резолюции по обращению. Внести корректировки. Выполнить задание с результатом «Подписать» (Панель инструментов  Выполнить  Подписать). В этом случае помощнику поступит задание с просьбой синхронизировать текст файла резолюции и карточки поручения по обращению.

3.3Утверждение резолюции


Решением должностного лица являются подписанные им резолюция и сопроводительные письма о переадресации обращений для рассмотрения по существу вопросов. Сопроводительные письма со ссылкой на резолюцию должностного лица может подписать уполномоченное лицо (помощник и др.).

Чтобы утвердить резолюцию, необходимо:



  • Открыть поступившее задание «Рассмотреть:…»

  • Способ 1: Ознакомиться с документами в области вложений и карточкой поручения по обращению. В карточке по обращению нажать кнопку «Утвердить».

  • Способ 2: Ознакомится с документами в области вложений и выполнить задание с результатом «Подписать» (Панель инструментов  Выполнить  Подписать).

После утверждения резолюции, задания по резолюции поступят исполнителям.

3.4Перенаправление обращения должностным лицом


Если должностное лицо считает, что обращение должно быть перенаправлено для исполнения в другую организацию, необходимо выполнить действия, описанные в разделе «1.3.Перенаправление обращения».

4Исполнение резолюции по обращению гражданина


Обращения с резолюцией должностного лица Правительства области поступают на рассмотрение исполнителям. В рамках выполнения поручения по обращению гражданину готовится ответ.

4.1Подготовка ответного письма на обращение гражданина


Чтобы подготовить ответное письмо, необходимо:

    1. Создать электронный документ

      • Главное меню  Создать  Документ из шаблона

      • Заполнить диалог «Создание электронного документа» (Вид электронного документа обязательно «Ответ на обращение»)

      • Заполнить карточку документа

Реквизит

Комментарий

Тип исходящего документа

В случае ответа на обращение, может быть только промежуточным или ответным

Обращение

На какое обращение дается ответ. Ввести номер обращения.

Гражданин

Заполнится автоматически

Способ доставки

Заполнится автоматически

Адрес

Заполнится автоматически

Заголовок

Заполнится автоматически

Тематика

Заполнится автоматически

Подписант

Конечный подписант документа

Исполнитель

Заполнится автоматически

Примечание

Реквизит для свободных комментариев

Список рассылки

Заполняется в случае отправки нескольким адресатам

Ограничить доступ

По умолчанию для всех документов реквизит имеет значение «нет». Установка этого реквизита в значение «да» сужает круг лиц, имеющих доступ к документу, до непосредственных участников работы над документом (группа пользователей «Все пользователи» исключаются из списка, имеющих права доступа.).

  • Сохранить карточку



    1. Отправка документа на согласование

      • Правая кнопка мыши на документе  Отправить  Вложением в задачу

      • В карточке задачи Панель инструментов  Типовые маршруты  «Согласование исходящих документов ОГВЯО»

      • Заполнение диалога «Параметры маршрута». (В параметр «Согласующие» указываем сотрудников, которые должны согласовать документ до того, как он попадет на подпись руководителю департамент/управления. Иначе можно оставить параметр пустым и нажать на кнопку «ОК»)

      • Старт задачи на согласование. Панель инструментов  Старт

4.2Подготовка запроса информации в другую организацию


В процессе рассмотрения обращения по существу исполнитель (должностное лицо Правительства области, уполномоченное на то лицо) вправе запросить дополнительную информацию в органах государственной власти, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц.

Чтобы подготовить запрос информации в другую организацию, необходимо:



  1. Создать электронный документ

      • Главное меню  Создать  Документ из шаблона

      • Заполнить диалог «Создание электронного документа» (Вид электронного документа обязательно «Письмо исходящее»)

      • Заполнить карточку документа

Реквизит

Комментарий

Тип исходящего документа

Инициативное, промежуточное, ответное

Адресат

Организация, куда отправляется запрос

Способ доставки

Каким способом отправляется. Если запрос отправляется в автоматизированное подразделение Правительства ЯО, то способ доставки обязательно «Автоматическая доставка в ОГВ ЯО»

Адрес

Подставится автоматически, если адрес уже присутствует в базе данных. Почтовый, электронный или номер телефона.

Дело

Заполняется на стадии списания в дело

Заголовок

Вводится текст вида «О рассмотрении ОГ.01-0000/11» (для письменных обращений) или «О рассмотрении ЛП.01-0000/11» (для личного приёма), где «01-0000/11» - регистрационный номер соответствующего обращения;

РКК документа

Номер входящего документа. Заполняется при подготовке ответного или промежуточного письма.

«На №» и «от:»

Заполнятся автоматически

Тематика

Тематика письма

Подписант

Конечный подписант документа

Исполнитель

Заполнится автоматически

Примечание

Реквизит для свободных комментариев

Вкладка «Список рассылки»

Заполняется в случае отправки нескольким адресатам

Вкладка «По обращениям»

Обязательно укажите на основании какого обращения готовится запрос



  1. Отправка документа на согласование

      • Правая кнопка мыши на документе  Отправить  Вложением в задачу

      • В карточке задачи Панель инструментов  Типовые маршруты  «Согласование исходящих документов ОГВЯО»

      • Заполнение диалога «Параметры маршрута». (В параметр «Согласующие» указываем сотрудников, которые должны согласовать документ до того, как он попадет на подпись руководителю департамент/управления. Иначе можно оставить параметр пустым и нажать на кнопку «ОК»)

      • Старт задачи на согласование. Панель инструментов  Старт

5Контроль исполнения резолюции ответственным исполнителем


В случае если рассмотрение обращения поручено нескольким исполнителям, ответственный исполнитель, назначенный должностным лицом Правительства области, определяет порядок и сроки подготовки ответа на обращение. Ответственный исполнитель осуществляет контроль полноты и правильности подготовки материалов по обращению всеми соисполнителями, соблюдения ими установленных сроков и формирует окончательный ответ по обращению при поступлении материалов от соисполнителей.

Чтобы проконтролировать своих соисполнителей, необходимо:



  • Открыть, поступившее задание «Контроль: …»

  • В области вложения ознакомиться с карточкой обращения гражданина, проектом резолюции, отчетами соисполнителей в тексте переписки, проанализировать дерево задач (Текст обращения в ЕСЭД не помещается, поступит в бумажном виде)

  • Подготовить окончательный ответ гражданину, на основе предоставленной информации от соисполнителей

  • Если предоставленной информации от соисполнителей не достаточно, нужно вернуть поручения на доработку (Панель инструментов  Выполнить  На доработку)

  • Отчитаться, о выполнении задания (Панель инструментов  Выполнить  Принять)

6Работа контролера по поручению


Основанием для начала административной процедуры является поступление на рассмотрение должностному лицу Правительства области:

  • Информации от исполнителя о результатах рассмотрения обращения

  • Проекта ответа по обращению гражданина, подготовленного исполнителем

Чтобы провести процедуру контроля, необходимо:

  • Открыть, поступившее в папку «Контроль», задание

  • Ознакомится с результатами работ исполнителей (Прикрепленные документы и отчеты в тексте переписки)

  • Снять обращение с контроля. Заполнить вкладку «Контроль» карточки поручения по обращению. И внести результаты исполнения на вкладку «Решения» карточки обращения. В карточке обращения на вкладке «Решения» заполняются поля: «Дата ответа», «№ ответа», «Состояние» (с результатом «Закрытие») и «Описание решения».

  • Принять результат работ исполнителей (Панель инструментов  Выполнить  Принять)

  • Если предоставленной информации недостаточно, контролер может вернуть задания на доработку исполнителям (Панель инструментов  Выполнить  На доработку)

7Заполнение вкладки Решение


Заполнить вкладку «Решение» карточки обращения гражданина (Дата ответа, № ответа, Состояние, Описание решения).

8Закрытие дела (Отдел по работе с обращениями граждан)


После сдачи носителей обращения и выполнения требований по заполнению карточки, для завершения работы над обращением, необходимо заполнить реквизиты «Дата закрытия» и «Рассмотрено».

9Алгоритм работы с обращениями граждан




Закрытие дела

Подготовка ответа

На доработку

«На подпись»

«Утвердить»

Утверждение резолюции

(руководитель)



Контролер

(контроль по поручению)



Контроль соисполнителей

Соисполнитель…

Соисполнитель 2

Соисполнитель 1

Ответственный исполнитель (исполнение поручения)

Регистрация обращения гр-на (Отдел по работе с обращениями граждан, приемные департаментов)

Подготовка проекта резолюции

(помощник - руководитель)



Рассмотрение документа

(помощник – руководитель)







Поделитесь с Вашими друзьями:


База данных защищена авторским правом ©uverenniy.ru 2019
обратиться к администрации

    Главная страница