Курсовой проект по офисным технологиям на тему: "Microsoft Office 2003"



Скачать 288.92 Kb.
Дата08.07.2016
Размер288.92 Kb.
ТипКурсовой проект
Министерство Образования и Науки

Российской Федерации
ФГОУ ВПО «Воронежский Государственный

Технический Университет»


курсовой проект

по офисным технологиям
на тему: "Microsoft Office 2003

Выполнил:

Руководитель:

2014Содержание




Введение 3

Глава 1.Теоретическая часть 6

1.1.Версии Microsoft Office и их поддержка 6

1.2.Состав пакета Microsoft Office 6

1.3.Microsoft Word 8

1.4.Microsoft Excel 11

1.5.Microsoft Access 16

1.6.Microsoft Outlook 19

1.7.Microsoft PowerPoint 22

1.8.Microsoft Publisher 23

1.9.Интеграция приложений Microsoft Office 25



Глава 2.Практическая часть 27

2.1.Постановка задачи 27

2.2.Порядок выполнения задания 28

Выводы и предложения 32

Список использованных источников 33

Приложения 35



Замечания преподавателя


Введение


С каждым годом значительно возрастает объём и оборот информации во всех сферах жизнедеятельности человека: экономической, финансовой, политической, духовной. А процессы накопления, обработки и использования знаний постоянно ускоряются. Учёные утверждают, что каждые десять лет количество информации увеличивается вдвое. В связи с этим возникает необходимость использования автоматических средств, позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные. Решение задач и осуществление функций современного управления немыслимы без документов, рациональной организации работы с ними, без офисных технологий.

Офисные технологии используются для автоматизации обработки различных документов (текстовых, табличных, баз данных) при ведении документации в любом современном офисе. При этом используются текстовые редакторы, электронные таблицы, системы управления базами данных. Их применение ускоряет и обеспечивает соблюдение норм и правил оформления документации, исключает повторную подготовку одинаковых по содержанию документов, ускоряет поиск нужных документов.

Бесспорно, что самым популярным инструментов для работы с документами среди большинства пользователей уже многие годы является продукт Microsoft Office. На сегодняшний день форматы .DOC и .XLS являются стандартом в документообороте большинства компаний и частных лиц, что свидетельствует о колоссальной распространённости этого офисного пакета по всему миру среди людей, работающих с электронными документами.

Популярность MS Office вполне заслужена – богатый функционал и большое количество всевозможных инструментов, предоставляют пользователям возможность создавать качественные документы любой сложности в различных направлениях.



Microsoft Office — офисный пакет приложений, созданных корпорацией Microsoft для операционных систем Microsoft Windows. В состав этого пакета входит программное обеспечение для работы с различными типами документов: текстами, электронными таблицами, базами данных и др. Microsoft Office – самый популярный пакет приложений для настольных компьютеров, контролирующий свыше 90% рынка офисных пакетов. MSOffice прошел путь от набора офисных приложений до более широкой интегрированной системы MS Office System, которая содержит большее число пользовательских приложений. В ней представлены структурные блоки для создания решений, которые помогают выполнить следующие действия: предоставить сотрудникам основных подразделений более удобный доступ к данным, чтобы они могли лучше понимать суть возникающих проблем и предпринимать более эффективные действия; улучшить способность сотрудников организации предвидеть изменения на рынке, управлять ими и предпринимать адекватные действия; обеспечить эффективную и гибкую совместную работу групп и организаций; повысить производительность труда каждого пользователя и позволить большему количеству сотрудников основных подразделений организации участвовать в создании бизнес-сред растущей сложности.

MS Excel — электронные таблицы, предназначенные для построения, а также анализа таблиц, диаграмм и графиков. Поддерживает все требуемые функции для создания таблиц любой сложности. Последняя версия использует формат OOXML с расширением «.xlsx», более ранние версии использовали двоичный формат с расширением «.xls»

MS Outlook — настольный органайзер (персональный коммуникатор), призванный помочь пользователю планировать рабочее время и упорядочить время проведения совещаний и других мероприятий. . В состав Outlook входят: календарь, планировщик задач, записки, менеджер электронной почты, адресная книга. Поддерживается совместная сетевая работа.

MS Access — приложение для создания и управления базами данных (СУБД), обеспечивающее корректную обработку данных. Вместе с Access поставляется язык программирования Visual Basic for Applications (VBA), облегчающий разработку программ.

MS Publisher — набор дизайнерских инструментов и средств публикации в Web для бизнес-пользователей, желающих самостоятельно выпускать собственные маркетинговые и информационные материалы профессионального качества. Содержит новые и усовершенствованные средства, помогающие эффективно создавать, настраивать и многократно использовать разнообразные маркетинговые материалы, приспособленные под конкретные потребности компании.

MS Outlook с диспетчером контактов Business Contact Manager — позволяет малым предприятиям лучше управлять всеми деловыми контактами и каналами сбыта. Использование Business Contact Manager помогает отслеживать рыночную ситуацию, обеспечивает просмотр таких важных данных, как динамика сбыта, потенциальные доходы и вероятность заключения сделки для повышения объема продаж.

Но есть у этого набора офисных приложений один недостаток и для многих он существенный - этот программный продукт платный.

В настоящее время существует много альтернативных офисных пакетов с открытым кодом и распространяющихся совершенно бесплатно. Основные конкуренты MS Office OpenOffice.org, LibreOffice.

OpenOffice.org - бесплатный офисный пакет, включающий все основные офисные программы, аналогичные MS Office. Данный пакет часто используется в школах и других государственных организациях.



Пакет LibreOffice является потомком давно известного OpenOffice и имеет все свойства, присущие open source, — он открыт, функционален и совершенно бесплатен. LibreOffice представляет собой целый комплекс программ, в том числе текстовый и табличный редакторы, программы для работы с презентациями и рисунками и так далее.

А также появляются программные продукты, такие как GoogleDocs - это офисный пакет, который имеет все шансы стать новым стандартом.

Цель первой главы данного курсового проекта – рассмотреть один из наиболее распространенных и популярных среди пользователей персональных компьютеров программный пакет Microsoft Office.

Вторая глава проекта представлена практической частью, в которой показаны возможности одной из прикладным программ пакета Microsoft Office - выполнение расчетов в среде приложения Microsoft Excel.

При выполнении курсового проекта использовались следующие программные средства:



  • операционная система MS Windows 8;

  • табличный процессор MS Excel 2003;

  • текстовый редактор MS Word 2003;

  • браузер Google Chrome.

Для выполнения курсового проекта были использованы следующие технические средства:

  • ноутбукAcer (CPU Intel Core i5-3317U 1.70GHz, ОЗУ 6 Гб,
    Nvidia Geforce GT 620M 1 GB);

  • МФУ HP LaserJet M1120.

При написании курсового проекта был проведен анализ литературных источников и ссылок Интернет, посвященных данной теме; а также выполнен обзор офисных пакетов и оценка целесообразности использования пакетов MS Office в делопроизводстве.

Глава 1.Теоретическая часть

1.1.Версии Microsoft Office и их поддержка


С течением времени Microsoft предлагал все новые и новые версии пакета  MS Office  –– постепенно расширяя спектр возможностей системы, добавляя в пакет новые функции и приложения, обновляя интерфейс программ, предлагая различные варианты комплектации пакета.

Версии, выпущенные до Microsoft Office 97 (включая Outlook 97), в настоящее время не поддерживаются компанией.

Office 97 (включая Outlook 98) — расширенная поддержка закончилась 16 января 2004. Выпуск исправлений (hotfix) в рамках основной поддержки прекращен 31 августа 2001 года.

Office 2000 — базовая поддержка продукта прекращена 30 июля 2004. Расширенная поддержка закончилась 14 июля 2009.

Office XP — базовая поддержка продукта прекращена 11 июля 2006. Расширенная поддержка прекращена 12 июля 2011.

Office 2003 — базовая поддержка продукта прекращена 14 апреля 2009. Расширенная поддержка прекращена 8 апреля 2014.[3]

Для Office 2007 и будущих версий MS Office — продолжительность базовой поддержки 5 лет после выпуска продукта или 2 года после выпуска следующей версии продукта (что наступит позднее), расширенная поддержка будет доступна в течение 5 лет после окончания срока основной поддержки.

Office 2010 — версия офисного пакета, базовая поддержка продукта будет прекращена 15 июля 2015 года.

Office 2013 — текущая версия офисного пакета, разработка которой была завершена 12 октября 2012 года. Продажи начались в первом квартале 2013 года.

1.2.Состав пакета Microsoft Office


Microsoft Office поставляется в нескольких редакциях. Отличия редакций в составе пакета и цене. Наиболее полная из них содержит:  

Microsoft Office Word — текстовый процессор. Доступен под Windows и Apple Mac OS X. Позволяет подготавливать документы различной сложности. Поддерживает OLE, подключаемые модули сторонних разработчиков, шаблоны и многое другое. Основным форматом в последней версии является позиционируемый как открытый Microsoft Office Open XML, который представляет собой ZIP-архив, содержащий текст в виде XML, а также всю необходимую графику. Наиболее распространенным остается двоичный формат файлов Microsoft Word 97—2000 с расширением .doc. Продукт занимает ведущее положение на рынке текстовых процессоров, и его форматы используются как стандарт де-факто в документообороте большинства предприятий. Word также доступен в некоторых редакциях Microsoft Works. Главные конкуренты — OpenOffice.org Writer, StarOffice Writer, Corel WordPerfect и Apple Pages (только на платформе Mac OS), а также, с некоторыми оговорками AbiWord (в тех случаях, когда его возможностей достаточно, а малый объём и скорость работы при невысоких требованиях к ресурсам более важны).

 Microsoft Office Excel — табличный процессор. Поддерживает все необходимые функции для создания электронных таблиц любой сложности. Занимает ведущее положение на рынке. Последняя версия использует формат OOXML с расширением «.xlsx», более ранние версии использовали двоичный формат с расширением «.xls». Доступен под Windows и Apple Mac OS X. Главные конкуренты — OpenOffice.org Calc, StarOffice, Gnumeric, Corel Quattro Pro и Apple Numbers (только на платформе Mac OS).  Microsoft Office Outlook (не путать с Outlook Express) — персональный коммуникатор. В состав Outlook входят: календарь, планировщик задач, записки, менеджер электронной почты, адресная книга. Поддерживается совместная сетевая работа. Главные конкуренты почтового клиента — Mozilla Thunderbird/SeaMonkey, Eudora Mail, The Bat!. Главные конкуренты диспетчера персональных данных — Mozilla, Lotus Organizer и Novell Evolution. Доступен под Windows. Эквивалент для Apple Mac OS X — Microsoft Entourage, однако Microsoft в пакете Office for mac:2011 намерена заменить Entouragе и вернуть Outlook.  Microsoft Office PowerPoint — приложение для подготовки презентаций под Microsoft Windows и Apple Mac OS X. Главные конкуренты — OpenOffice.org Impress, Corel WordPerfect и Apple Keynote.  

Microsoft Office Access — приложение для управления базами данных.  Microsoft Office InfoPath — приложение сбора данных и управления ими — упрощает процесс сбора сведений.  Microsoft Office Communicator — предназначен для организации всестороннего общения между людьми. Microsoft Office Communicator 2007 обеспечивает возможность общения посредством простого обмена мгновенными сообщениями, а также проведения голосовой и видеобеседы. Данное приложение является частью программного пакета Microsoft Office и тесно с ним интегрировано, что позволяет ему работать совместно с любой программой семейства Microsoft Office.  

Microsoft Office Publisher — приложение для подготовки публикаций.  Microsoft Office Visio — приложение для работы с бизнес-диаграммами и техническими диаграммами — позволяет преобразовывать концепции и обычные бизнес-данные в диаграммы.  

Microsoft Office Project — управление проектами.  Microsoft Query — просмотр и отбор информации из баз данных.  

Microsoft Office OneNote — приложение для записи заметок и управления ими.  

Microsoft Office Groove 2007 — приложение для поддержки совместной работы.

Microsoft Office SharePoint Designer — инструмент для построения приложений на платформе Microsoft SharePoint и адаптации узлов SharePoint.

 Microsoft Office Picture Manager — работа с рисунками.

Microsoft Office Document Image Writer — виртуальный принтер, печатающий в формат Microsoft Document Imaging Format  

Microsoft Office Diagnostics — диагностика и восстановление поврежденных приложений Microsoft Office.

Рассмотрим более подробно возможности основных приложений пакета.

1.3.Microsoft Word


Microsoft Word - это многофункциональная система обработки текстов, обладающая полным набором средств, необходимых для быстрого создания и эффективной обработки документов практически любой степени сложности.

Microsoft Word - настолько широко распространенный текстовый процессор, что его файловый формат (.doc) стал стандартом дефакто для всех разработчиков офисных приложений.

Word обеспечивает редактирование текста, предоставляя пользователю разнообразные инструменты форматирования (на уровне символа, абзацев и разделов).

Рисунок . Панели инструментов и меню, используемые для оформления документа

Форматированием называется изменение внешнего вида текста, при котором не изменяется его содержание.

На уровне символа программа обеспечивает символьное форматирование (шрифт, размер шрифта, расстояние между символами, полужирный текст, курсив, подчеркивание, цвет текста и т.п.).


Рисунок . Настройка параметров шрифта во вкладке "Шрифт" диалогового окна "Шрифт"

На уровне абзаца осуществляется форматирование абзаца (способ выравнивания, межстрочные интервалы, обрамление абзацев, заливка абзаца, создание маркированных списков и т.д.).

Рисунок . Вкладка "Отступы и интервалы" диалогового окна "Абзац"


Программа также позволяет форматировать разделы, то есть участки документа, в пределах которых сохраняют свой формат колонки, колонтитулы, нумерация страниц, сноски, поля и некоторые другие параметры. Совокупность форматирования символов, абзацев и разделов, а также параметров страницы (размер, фон и т.п.) определяет информацию о макете документа.

Word значительно облегчает работу при форматировании документа, предоставляя возможность использовать стили.

Стиль - это именованный и сохраненный набор параметров форматирования. Стиль может определять шрифт, его размер, межстрочный интервал, способ выравнивания текста по краям и т.д. Определив стиль, можно быстро применить его к любому фрагменту текста документа. Форматировать текст с помощью стилей намного быстрее, чем изменять вручную каждый элемент форматирования. Использование стиля гарантирует единообразие внешнего вида определенных элементов документа. При внесении изменений в определение стиля весь текст документа, к которому был применен этот стиль, изменится в соответствии с новым определением стиля. В Word есть целый ряд заранее определенных стилей, а также предусмотрена возможность создавать пользовательские. Кроме того, использование стилей позволяет автоматизировать такие процедуры, как составление оглавления и указателей.

Как правило, в организациях создается множество повторяющихся (типовых) документов, подготовку которых можно ускорить, используя специальные шаблоны. Шаблон позволяет быстро изготавливать новые, аналогичные по форме документы, не тратя времени на форматирование. Шаблоны могут содержать информацию о стилях, стандартных текстах и даже панели инструментов, что позволяет унифицировать и автоматизировать процесс подготовки документов. В комплект поставки Word входят шаблоны многих стандартных документов.

Таким образом, с помощью программы Word можно быстро оформить приказ, служебную записку, подготовить научно-технический отчет, письмо или любой другой документ, содержащий стандартные элементы.

Word предлагает встроенные средства графики, позволяющие включать в текст схемы, чертежи и диаграммы.

Важной особенностью программы является возможность поиска и замены фрагментов текста, сравнения версий документов, проверки правописания.

В Word 2003 были реализованы возможности доступа к дополнительным ресурсам (электронным словарям, шаблонам, клипартам, учебным материалам и т.п.), которые собраны на специальном Web-узле Microsoft Office Online.

В последнее время появился ряд новых интерактивных служб на русском языке. В частности, пользователям Office 2003 доступны электронные энциклопедии и системы поиска товаров в Интернет - магазинах.

Число подобных сервисов будет постоянно расширяться, открывая пользователям MS Office доступ к новым услугам.

Поддержка в Word 2003 формата файла XML позволяет сохранять резюме, отчеты и другие документы в этом формате, не нарушая при этом форматирования Word. При сохранении документа Word в формате XML создается единственный файл, что упрощает организацию общего доступа к файлу и работу с ним по сравнению с форматом HTML, когда изображения и другие файлы хранятся отдельно.

1.4.Microsoft Excel


Microsoft Excel - это идеальное средство для решения учетных задач, обработки экспериментальных данных, составления отчетов и т.п.

Документ Excel называется рабочей книгой. Книга Excel состоит из листов, представляющих собой таблицы ячеек, в которых может храниться числовая и текстовая информация. Такая книга служит хорошим организационным средством. Например, в ней можно собрать все документы (рабочие листы), относящиеся к определенному проекту (задаче), или все документы, которые ведутся одним исполнителем.



Рисунок . Вид окна программы приложения MS Excel

Таблицы Excel удобны для хранения и сортировки информации, для проведения математических и статистических расчетов. Помимо работы с числами, в Excel хорошо развиты возможности работы с текстом, позволяющие создавать документы практически любой сложности. Excel располагает большим количеством шаблонов, с помощью которых можно быстро оформить самые разные, в том числе финансовые, документы.

Microsoft Excel имеет массу встроенных функций для математических, статистических, финансовых и других вычислений.

Формулы представляют собой выражения, по которым выполняются вычисления. Формула всегда начинается со знака равно ( = ). Формула может включать функции, ссылки, операторы и константы.

Функция - стандартная формула, которая обеспечивает выполнение определенных действий над значениями, выступающими в качестве аргументов. Функции позволяют упростить формулы, особенно если они длинные или сложные.

Ссылка указывает на ячейку или диапазон ячеек листа, которые требуется использовать в формуле. Можно задавать ссылки на ячейки других листов той же книги и на другие книги. Ссылки на ячейки других книг называются связями.

Оператором называют знак или символ, задающий тип вычисления в формуле. Существуют математические, логические операторы, операторы сравнения и ссылок.

Константой называют постоянное (не вычисляемое) значение. Формула и результат вычисления формулы константами не являются.

Формулы можно вводить с использованием клавиатуры и мыши. С использованием клавиатуры вводят операторы (знаки действий), константы (преимущественно числа) и, иногда, функции. С использованием мыши выделяют ячейки, включаемые в формулу. Адреса ячеек (ссылки) также можно вводить с клавиатуры, обязательно в английской раскладке.

Операторы (знаки действий) вводятся с использованием следующих клавиш:

сложение - клавиша клавиатуры + (плюс);

вычитание - клавиша клавиатуры - (минус или дефис);

умножение - клавиша клавиатуры * (звездочка);

деление - клавиша клавиатуры / (дробь);

возведение в степень - клавиша клавиатуры ^ (крышка).

ввод формулы с клавиатуры

Рисунок . Ввод формулы с клавиатуры

При вводе с клавиатуры формула отображается как в строке формул, так и непосредственно в ячейке. Ячейки, использованные в формуле, выделены цветной рамкой, а ссылки на эти ячейки в формуле - шрифтом того же цвета.

Для подтверждения ввода формулы в ячейку следует нажать клавишу клавиатуры Enter или нажать кнопку Ввод (зеленая галочка) в строке формул.

Функции используются не только для непосредственных вычислений, но и для преобразования чисел, например для округления, для поиска значений, сравнения и т. д.

Для создания формул с функциями обычно используют мастер функций, но при желании функции можно вводить и с клавиатуры.

Для создания формулы следует выделить ячейку и нажать кнопку Вставка функции в строке формул. Можно также нажать комбинацию клавиш клавиатуры Shift + F3.

В диалоговом окне Мастер функций: шаг 1 из 2 в раскрывающемся списке Категория необходимо выбрать категорию функции, затем в списке Выберите функцию следует выбрать функцию и нажать кнопку ОК или дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по названию выбранной функции.

выбор функции

Рисунок . Выбор функции в диалоговом окне "Мастер функций"

Например, для округления числа следует выбрать категорию Математические, а функцию ОКРУГЛ.

После выбора функции появляется диалоговое окно Аргументы функции. В поля аргументов диалогового окна следует ввести аргументы функции. Аргументами могут быть ссылки на ячейки, числа, текст, логические выражения и т. д. Вид диалогового окна Аргументы функции, количество и характер аргументов зависят от используемой функции.

задание аргументов функции

Рисунок . Задание аргументов функции в диалоговом окне "Мастер функций"

Ссылки на ячейки можно вводить с клавиатуры, но удобнее пользоваться выделением ячеек мышью. Для этого следует поставить курсор в соответствующее поле, а на листе выделить необходимую ячейку или диапазон ячеек. Для удобства выделения ячеек на листе диалоговое окно Аргументы функции можно сдвинуть или свернуть.

Текст, числа и логические выражения в качестве аргументов обычно вводят с клавиатуры.

Аргументы в поля можно вводить в любом порядке.

Следует иметь в виду, что некоторые функции не имеют аргументов.

По окончании создания функции следует нажать кнопку ОК или клавишу клавиатуры Enter.

Одна из важнейших функций программы - возможность представления данных в виде разнообразных графиков, диаграмм и карт.



Microsoft Excel позволяет создавать различные диаграммы. Всего существует более 30 типов встроенных диаграмм, многие из которых имеют еще несколько разновидностей (видов). Основные типы диаграмм приведены в таблице. Выбор типа диаграммы определяется задачами, решаемыми при ее создании.

Рисунок . Пример обычной гистограммы, построенной в MS Excel

Excel предлагает мощный аппарат для решения задач подбора параметров, статистического анализа данных и т.д. Программа имеет возможности доступа к внешним источникам данных (таблицам другого формата, базам данных).

За счет поддержки языка XML Microsoft Office Excel 2003 позволяет считывать данные из любой заданной пользователем XML-схемы. Можно также использовать поддержку языка XML в Microsoft Office Excel 2003 для обновления диаграмм, таблиц и графиков по мере внесения изменений в соответствующем хранилище XML-данных.


1.5.Microsoft Access


На протяжении многих лет Microsoft прилагал немало усилий, чтобы превратить Access не только в одну из самых мощных программ управления базами данных, но и в одну из самых удобных и простых. Поскольку Access входит в состав Microsoft Office, он обладает многими чертами, характерными для приложений Office, и может обмениваться с ними информацией. Например, работая в Access, можно открывать и редактировать файлы с помощью кнопок, команд и клавиш, а также использовать буфер обмена Office для копирования данных из таких программ, как Microsoft Word или Microsoft Excel.

База данных хранит совокупность данных и объектов, относящихся к определенной задаче. Она помогает нам упорядочить информацию по различным признакам и позволяет быстро делать выборку с произвольным сочетанием признаков. В качестве данных может использоваться любая информация, хранящаяся на диске компьютера: сочетания символов, слова, файлы, рисунки, объекты и т.д. Методы ввода и хранения данных определяют структуру базы данных.

Access позволяет создавать реляционные базы данных, в которых данные хранятся в виде таблицы. Его можно использовать для анализа данных, для создания динамических веб-страниц, в которых автоматически будут отображаться изменения данных. С его помощью можно создавать приложения баз данных, например приложения клиент/сервер.

Access может работать в качестве:



  • автономной СУБД для настольных систем;

  • СУБД для файлового сервера;

  • как интерфейсный клиент для связи с серверными СУБД масштаба предприятия, например, с Microsoft SQL Server.

Access представляет собой мощную платформу для создания настольных приложений и приложений клиент/сервер уровня подразделения или целого предприятия.

Access позволяет преобразовывать базы данных Microsoft Access в формат Microsoft SQL Server, предоставляет двухстороннюю поддержку XML. Для интеграции инструментария Access с базами данных MS SQL используются быстродействующие средства доступа к базам данных на основе интерфейса OLE-DB.

После запуска Access на экране отображается стандартное окно приложения Microsoft Office, вид которого определяется установками, сделанными на вкладке Вид диалогового окна команды Параметры в меню Сервис. На этой вкладке можно установить флажок Область задан при запуске, что обеспечит после запуска Access показ в правой части окна области задач Приступая к работе. Ссылки в этой области задач позволяют подключиться к веб-узлу Microsoft Office Online, получить последние сведения об использовании Access, открыть файлы, с которыми вы работали ранее или создать файл.
иллюстрированный самоучитель по microsoft office 2003 › знакомимся с microsoft access 2003 › отображение окна базы данных access на экране

Рисунок . Окно Access, отображаемое на экране после запуска программы


База данных Microsoft Access может содержать различные объекты: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, модули и ярлыки страниц доступа к данным. Данные в связанных таблицах могут содержаться в другой базе данных Access, во внешнем источнике данных, например, в базе данных dBASE или в электронной таблице Microsoft Excel, а также в источнике данных ODBC, например, Microsoft SQL Server. Программа имеет инструменты, позволяющие хранить информацию в Интернете.
иллюстрированный самоучитель по microsoft office 2003 › знакомимся с microsoft access 2003 › отображение окна базы данных access на экране

Рисунок . Вид окна программы при работе с базой данных

Таблица – двумерные таблицы, которые используется для хранения данных в реляционных базах данных. Данные хранятся в записях, которые состоят из отдельных полей. Каждая таблица содержит информацию о сущностях определенного типа (например, студентах).

Запрос - средство для отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям. С помощью запросов можно выбрать из базы данных только необходимую информацию

Форма – средство, которое позволяет упростить процесс ввода или изменения данных в таблицах БД, что обеспечивает ввод данных персоналом невысокой квалификации.

Отчет - средство, которое позволяет извлечь из базы нужную информацию и представить ее в виде, удобном для восприятия, а также подготовить для распечатки отчет, который оформлен соответствующим образом.

Страницы - страницы доступа к данным представляют собой специальную Web-страницу, предназначенную для просмотра и работы через Интернет или интрасеть с данными, которые хранятся  в базах данных Microsoft Access или БД MS SQL Server.

Макрос - набор макрокоманд, создаваемый пользователем для автоматизации выполнения конкретных операций.

Модуль - объект, содержащий программы на языке Visual Basic, применяемые в некоторых случаях для обработки данных.

1.6.Microsoft Outlook


Microsoft Outlook представляет собой мощное средство для работы с персональной информацией. Программа объединяет функции электронной почты, личного календаря, средств планирования, управления личной информацией (такой, как контакты и задания), создания специальных приложений для сотрудничества и совместного использования информации. Outlook обеспечивает ведение списка контактов, позволяющего хранить данные об адресатах, а также вести журнал, в котором можно сортировать и находить документы Microsoft Office по времени работы с ними.

Рисунок . Окно программы Outlook

Множество людей во всем мире оценили возможности Outlook для планирования своей работы и контроля выполнения дел. Весьма удобной оказалась возможность установить для каждого запланированного мероприятия напоминания за определенное время. Пользователи могут увидеть напоминания обо всех запланированных на текущий день делах или получить предупреждение о важном событии за несколько дней.

Для работы с сообщениями электронной почты в Microsoft Outlook предназначена область Почта, которая содержит почтовые папки: Входящие, Исходящие, Отправленные и др. В зависимости от настроек окно этой области может выглядеть по-разному.

вид окна области

Рисунок . Вид окна области "Почта"

Outlook можно использовать и для планирования групповой работы. Например, при работе в корпоративной сети можно посмотреть расписание свободного времени сотрудников, которых нужно пригласить на совещание, и автоматически выбрать наиболее удобное для всех время.

Задачей называется поручение личного или служебного характера, выполнение которого можно проследить. Задача может быть разовой или повторяющейся. Повторение задачи происходит с равными интервалами или в зависимости от даты ее выполнения. Например, задачей является отправка руководителю отчета в последнюю пятницу каждого месяца или визит в парикмахерскую через месяц после предыдущей стрижки.

Для планирования задач необходимо запустить Microsoft Outlook и перейти к области (модулю) Задачи

окно microsoft outlook, область

Рисунок . Окно Microsoft Outlook, область "Задачи"

Название (тему) задачи можно ввести непосредственно в списке задач но можно нажать кнопку Создать панели инструментов и ввести название задачи, а также настроить ее параметры в специальном окне задачи.

окно задачи

Рисунок . Окно задачи

В версии Outlook 2003 программа получила новый интерфейс, который обеспечивает расположение сообщений на экране в виде вертикального окна (так называемой газетной колонки).

1.7.Microsoft PowerPoint


В последние годы все большое количество людей принимает участие в презентациях – выступлениях с наглядной демонстрацией текстового материала, таблиц, графиков, диаграмм, рисунков, аудио – и видеоклипов. Презентации нашли широкое, применение на выставках и конференциях.

Слайды можно распечатать на бумаге и использовать как раздаточный материал для доклада. В презентациях можно использовать прозрачки, получаемые при печати слайдов на прозрачной пленке в черно-белом или цветном режиме.

Microsoft PowerPoint - это популярная программа подготовки презентаций, которая широко используется бизнесменами, преподавателями, лекторами и служащими офисов. Широкое распространение этой программы изменило само представление о трудоемкости создания презентации. Всего 15 лет назад доклады и презентации сопровождались преимущественно бумажными плакатами, изготовление которых было весьма трудоемким и часто требовало услуг профессиональных чертежников. Обычно плакаты фотографировались и с них делались слайды, которые демонстрировались с помощью слайд - проекторов. Сегодня благодаря появлению программ типа PowerPoint оформление доклада самым качественным иллюстративным материалом занимает считанные минуты.

PowerPoint позволяет создавать наглядные презентации, интегрируя текст, графику, видео и другие элементы на отдельных страницах, называемых "слайдами" по аналогии со слайд - проекторами, вышедшими сегодня из употребления благодаря внедрению компьютерных презентаций. PowerPoint дает возможность создавать слайды, содержащие перемещаемые таблицы и обтекающий текст, а также редактировать, демонстрировать и распечатывать слайды.

Переходы между слайдами при демонстрации презентации с компьютера могут быть анимированы различными способами. Можно анимировать также отдельные элементы на слайдах, чтобы привлечь к ним внимание аудитории. Как и в других программах, входящих в MS Office, PowerPoint предоставляет множество готовых вариантов дизайна и шаблонов содержания.

Microsoft PowerPoint позволяет транслировать презентации на широкую аудиторию через Интернет.

По мере развития Microsoft Office программа приобретала новые элементы, общие для всех приложений Office.

Процесс создания презентации в Microsoft PowerPoint состоит из следующих этапов:



  • выбор общего оформления;

  • добавление новых слайдов и их содержимого;

  • выбор разметки слайдов;

  • изменение при необходимости оформления слайдов;

  • изменение цветовой схемы;

  • применение различных шаблонов оформления;

  • создание эффектов анимации при демонстрации слайдов.

начало создания презентации

Рисунок . Вид окна программы MS PowerPoint


1.8.Microsoft Publisher


Publisher позволяет создавать множество самых разных публикаций - от визиток и рекламных листков до сложных брошюр и каталогов. Publisher предлагает широкий выбор форматов и опций печати, так что вы можете пользоваться этой программой как в офисе для работы с профессиональными документами, так и дома, чтобы печатать красочные приглашения, открытки и т.д.
http://windowsnt5.de/office/publisher2003.png

Рисунок . Вид окна программы



На основе шаблонов Publisher можно создавать собственные публикации и настраивать их в соответствии со своими требованиями, при необходимости изменяя их вид одним нажатием кнопки.

Publisher содержит множество типов документов с готовым форматированием, что позволяет вам создавать самые разные типы документов, не прилагая к этому лишних усилий. К таким документам относятся: визитные карточки, "шапки" писем, конверты, благодарности, почтовые открытки, деловые документы, календари, каталоги, бюллетени, приглашения на вечер, листовки, сайты и многое другое.

Рисунок . Создание визитной карточки


1.9.Интеграция приложений Microsoft Office


Продукты семейства Microsoft Office содержат однотипные панели инструментов, а также целый набор инструментов, общих для всех приложений (механизмы проверки правописания, средство для рисования, редактор диаграмм, библиотека клипартов, рисунков и т.д.).

Поэтому, научившись работе с одним из приложений, пользователи могут легко освоить другие составляющие пакета. Следует отметить, что пользователям, имеющим подключение к Интернету, доступна не только часть ресурсов Microsoft Office, которая установлена на локальном диске ПК, а также та часть, которая расположена в Сети. Пользователь, подключенный к Интернету, имеет возможность непосредственно из MS Office обратиться к дополнительным сервисам, шаблонам, клипартам и т.п.

Все приложения Microsoft Office обеспечивают обмен данными между отдельными приложениями. Любое приложение пакета позволяет поместить в документ (будь то текст, электронная таблица, презентация или база данных) рисунок, видеофрагмент или звуковой ролик. Работая в сетевых операционных системах, приложения семейства Microsoft Office поддерживают совместную групповую работу над общими документами, расположенными не только на локальном диске рабочей станции, но и на соседнем компьютере или на сервере сети. Электронной таблицей Microsoft Excel 2003 или базой данных Microsoft Access могут одновременно пользоваться несколько человек. Microsoft Word позволяет создавать документ, над разными частями которого могут одновременно работать разные исполнители.

эволюция делопроизводства и офисных технологий

Рисунок . Пользователь, подключенный к Сети, имеет возможность непосредственно из MS Office обратиться к дополнительным сервисам

За счет интеграции приложений Microsoft Office пользователи пакета могут создавать весьма сложные составные документы, содержащие данные из различных приложений. Способ обмена данными между приложениями Microsoft Office (механизм связывания и внедрения объектов) предоставляет пользователю возможность вставлять в документ, созданный в одном приложении, фрагменты, созданные в других приложениях.

В общем виде описанные возможности можно сформулировать следующим образом. Фрагмент, созданный в приложении-источнике, можно поместить в документ приложения-приемника как объект, в котором вместе со вставляемыми данными хранится информация о приложении, создавшем этот объект.

Это позволяет редактировать объект средствами создавшего его приложения. Объекты могут представлять собой рисунок, текст, диаграмму, интервал ячеек, звуковой файл или даже видеоклип. Например, в документ Word может быть внедрена диаграмма Excel, слайд презентации PowerPoint или выборка из базы данных.

эволюция делопроизводства и офисных технологий

Рисунок . Схема формирования составного документа



Хотя приложения Microsoft Office имеют очень широкий набор функций, очевидно, что никакой программный продукт не может удовлетворить все специфические запросы разных категорий пользователей. Поэтому в приложения пакета Microsoft Office встроен универсальный инструмент для создания собственных приложений VBA (аббревиатура от Visual Basic for Applications, что означает "Visual Basic для приложений"). VBA - это язык программирования, встроенный в целый ряд программ, в том числе в приложения Microsoft Office.

Глава 2.Практическая часть

2.1.Постановка задачи


Даны оклад в рублях и стаж работы.

Таблица . Исходные данные задачи



Оклад

Стаж

3500

10

4000

10

5000

2

5500

7

250

4

6000

6

Рассчитать:



  1. Оклад в долларах по формуле с использованием абсолютной ссылки

  2. Премию с использованием функции "ЕСЛИ", соблюдая условия: если стаж работы больше или равен 10 годам, то коэффициент равен 0,5; остальные 0,25

  3. Заполнить последнюю колонку словами "низкий" или "нормальный" с использованием функции "ЕСЛИ", зная, что условие следующее: больше прожиточного минимума или меньше.

  4. Посчитать по функциям среднее значение, максимальное и минимальное

  5. По результатам работы построить две разные диаграммы, внести в них все нужные результаты и сравнить их между собой (какая диаграмма наиболее информативна)

Рисунок . Таблица для расчетов


2.2.Порядок выполнения задания


1. Создаем таблицу заданную таблицу, размещая в ячейках текстовую информацию

2. В ячейках F16, F17 введена числовая информация в денежном формате, т.к. эти ячейки будут использованы в расчетах


Рисунок . Создание таблицы

3. Введем в таблицу исходные числовые данные, оклад вводим в диапазоны ячеек С5:С7 и С9:С11, стаж работы указываем в диапазоне ячеек Е5:Е7 и Е9:Е11.

Рисунок . Ввод исходных числовых данных

4. Рассчитаем оклад работников в долларах. Для этого вводим в ячейку D5 формулу =ОКРУГЛ(C5/F$16;2), функцию ОКРУГЛ используем для округления результата до двух знаков после запятой. Затем копируем введенную формулу на диапазоны ячеек D6:D7 и D9:D11

5. Рассчитаем размер премии работников в рублях, для этого в ячейку F5 введем формулу =ЕСЛИ(E5>=10;C5*0,5;C5*0,25), функция ЕСЛИ используется для проверки условия стаж больше либо равен 10 годам, в случае истинности условия работнику начисляется премия в размере половины его оклада, в случае ложности условия работнику начисляется премия, равная четверти его оклада. Затем формулу, введенную в ячейку F5, скопируем на диапазон F6:F7 и F9:F11.

6. Затем рассчитаем графу Начислено, для этого сложим оклад и премию, в ячейку G5 вводим формулу =C5+F5 и копируем на диапазоны ячеек G6: G7 и G9: G11

7. Далее рассчитываем размер подоходного налога, для этого от суммы начисления для каждого работника вычислим 13%, в ячейку Н5 введем формулу =G5*13/100, затем скопируем на диапазоны ячеек Н6:Н7 и Н9:Н11

8. Рассчитаем сумму на руки, для этого из графы начислено вычитаем подоходный налог, т.е. в ячейку I5 введем формулу =G5-H5, далее копируем формулу.

9.Далее определяем уровень дохода, в ячейку J5 вводим формулу =ЕСЛИ(I5<=F$17; "низкий"; "нормальный"), функция ЕСЛИ используется для проверки условия: сумма, полученная на руки меньше либо равна прожиточному минимуму, указанному в ячейке F17, в случае истинности условия в ячейку J5 будет помещен текст "низкий", в случае ложности условия будет введен текст "нормальный". В формуле используется абсолютный адрес ячейки F$17, т.к. при копировании формулы, адрес данной ячейки не должен изменяться.

10. Затем рассчитываем строку с итогами, в ячейку С12 введем формулу =СУММ(C5:C7;C9:C11) и скопируем ее на диапазон ячеек D12:I12

11. В ячейке С13 рассчитаем средний оклад работников (в рублях), введем формулу =СРЗНАЧ(C5:C7;C9:C11)

12. В ячейке С14 рассчитаем максимальный оклад по формуле =МАКС(C5:C7;C9:C11)

13. В ячейке С15 найдем минимальный оклад по формуле =МИН(C5:C7;C9:C11)



Рисунок . Результаты расчетов

14. Далее построим диаграммы для сравнения заработной платы работников. Построим объемную гистограмму и круговую объемную диаграмму.

Рисунок . Объемная гистограмма для сравнения суммы, полученной работниками на руки




Рисунок . Круговая диаграмма для сравнения сумм на руки

Гистограмма позволяет сравнить заработную плату работников, на круговой диаграмме также можно проанализировать долю заработной платы каждого работника в общем фонде оплаты труда.

Выводы и предложения


При подведении итогов выполненной работы можно сделать следующие выводы.

Microsoft Office является самым распространенным в мире офисным пакетом.



MS Office играет роль базовой платформы для построения документооборота. Качественный уровень создаваемых электронных документов с помощью средств, входящих в этот офисный пакет, действительно очень высок и доступен даже для новичков. Именно поэтому некоторые форматы из Microsoft Office для большей части мирового документооборота приняты в качестве стандартов де-факто.

Помимо этого существует довольно много корпоративных решений на базе Microsoft Office, которые практически невозможно воспроизвести с помощью другого офисного пакета, например те из них, что используют приложения Microsoft Office в качестве COM-серверов. Заметной тенденции к переходу на другие офисные пакеты пока не наблюдается даже среди домашних пользователей, не говоря уже о корпоративных клиентах, для которых переход с одной платформы на другую является куда более трудоемким делом.



У нас в стране процент ориентации на продукты Microsoft выше, чем в среднем в мире; приверженность к платформе Windows и Office объясняется, помимо прочего, хорошей локализацией продукта. Поэтому переход на альтернативные платформы для России — задача еще более сложная.


Список использованных источников


  1. Акулов О.А., Медведев Н.В. Информатика. Базовый курс: Учебник для студентов вузов, бакалавров, магистров, обучающихся по направлениям 552900, 65460 «Информатика и вычислительная техника». – М.: Омега-Л, 2004. – 552 с.

  2. Алексеев Е.Г., Богатырев С.Д. Информатика. Мультимедийный электронный учебник [Электронный ресурс] - Режим доступа:
    http://inf.e-alekseev.ru/text/Istor_lang.html

  3. Голицына О.Л., Максимов Н.В., Попов И.И. Базы данных: учебное пособие. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2004. – 352 с.

  4. Златопольский Д.М. 1700 заданий по Microsoft Excel. – СПб.: БХВ-Петербург, 2003. – 544 с.

  5. Иллюстрированные самоучители [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://samoucka.ru

  6. Иллюстрированные самоучители [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.taurion.ru/

  7. ИНТУИТ [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.intuit.ru

  8. Информационные системы и технологии в экономике и управлении: учебник / под ред. проф. В.В. Трофимова. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Юрайт-Издат, 2009. – С. 279-282, 300-318, 357-381.

  9. Информационные системы и технологии в экономике: Учебник. - 2-е изд., доп. и перераб. / Т.П. Барановская, В.И. Лойко, М.И. Семенов, А.И. Трубилип; Под ред. В.И. Лойко. - М.: Финансы и статистика, 2005. -416с.

  10. Использование функций Publisher 2003 с выгодой для компании [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://office.microsoft.com/ru-ru/publisher-help/HA001120140.aspx#BMtask1

  11. Лабораторный практикум по информатике: Учебное пособие для ВУЗов / В.С. Микшина, Г.А. Еремеева, Н.Б. Назина и др.; Под ред. В.А. Острейковского. – М.: Высш. Шк., 2003. – 376 с.

  12. Макарова Н. В., Волков В. Б. Информатика – Питер, 2011.

  13. Малыхина М.П. Базы данных: основы, проектирование, использование. – СПб.: БХВ-Петербург, 2004. – 512 с.

  14. Михеева Е.В. Информационные технологии в профессиональной деятельности – М.: Издательский центр «Академия», 2005. – 384 с.

  15. Обучение работе в с Office [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://office.microsoft.com/ru-ru/training/

  16. Работа с текстовой информацией. Microsofrt Office Word 2003/ Калугина О.Б., Люцарев В.С. Интернет-Ун-т информ. технологий. – М.: Интернет-Ун-т информ. технологий, 2005. – 152 с.

  17. Работа с электронными таблицами. Microsofrt Office Excel 2003/ Калугина О.Б., Люцарев В.С.; Интернет-Ун-т информ. технологий. – М.: Интернет-Ун-т информ. технологий, 2006. – 240 с.

  18. Симонович С.В. Информатика: Базовый курс. – СПб.: Питер, 2003. – 640 с.

  19. Тюрина А.Д. Интегрированные программные пакеты/ А.Д. Тюрина - М.: Эксмо, 2008 – 300 с

Приложения


Приложение 1. Формулы, используемые для расчетов в задании практической части




Поделитесь с Вашими друзьями:


База данных защищена авторским правом ©uverenniy.ru 2019
обратиться к администрации

    Главная страница