Инструкция по работе с системой directum



Скачать 425.84 Kb.
страница5/6
Дата06.06.2016
Размер425.84 Kb.
ТипИнструкция по работе
1   2   3   4   5   6

ПАПКИ ПОИСКА


В некоторых случаях возникает необходимость регулярно искать документы (задачи, задания или компоненты), соответствующие определенным критериям, состав которых может со временем изменяться. Например, нужно искать все действующие в определенном промежутке времени договоры. Каждый раз настраивать одни и те же параметры поиска электронных документов не слишком удобно. Для этих целей лучше использовать специальный тип папок: папки поиска.

Для создания папки поиска нужно при создании обычной папки в ее карточке поставить флажок в поле Папка поиска, после чего по кнопке Критерии нужно задать набор критериев, в соответствии с которыми объекты будут помещаться в создаваемую папку.

Каждый раз при открытии папки состав объектов в ней будет обновляться. Таким образом, будет осуществляться поиск объектов по заданным при создании папки критериям, и ссылки на все найденные объекты будут помещаться в папку поиска.

ПОИСК ПАПОК

Контекстно-зависимый поиск


Поиск «Находится в папках» позволяет быстро находить все папки, в которых размещены ссылки на выделенный объект системы.

Для того чтобы найти папки, в которых находится выделенный объект, нужно воспользоваться одним из способов:

• главное меню Файл/Находится в папках;

• контекстное менюНаходится в папках.

В окне результатов поиска будут отображаться ссылки на папки, в которых находится выделенный объект и на которые у пользователя есть права.

Свободный поиск


Поиск позволяет искать папки по критериям, определенным пользователем. Окно поиска папок похоже на окно поиска документов, и все принципы задания условий поиска те же (за исключением того, что отсутствует полнотекстовый поиск).

Для того чтобы запустить поиск, воспользуйтесь одним из способов:

• главное меню Поиск/Поиск папок;

• кнопка на панели инструментов;

• клавиши+
.

НАСТРОЙКА ВИДА ПРОВОДНИКА СИСТЕМЫ

Настройка видимости и порядка полей списка


Для открытия окна «Настройка видимых колонок» можно воспользоваться:

• главное меню Вид/Видимые колонки;

• контекстное меню для заголовка колонки Видимые колонки;

• панель инструментов.

В открывшемся окне «Настройка видимых колонок» можно определить состав видимых колонок, а также их порядок.

Также порядок колонок можно изменить, перетащив мышью заголовок колонки в нужное место.


Сортировка


Для сортировки списка по одной колонке нужно воспользоваться одним из способов:

• однократный щелчок по заголовку колонки (при повторном щелчке порядок сортировки меняется на противоположный);

• контекстное меню на заголовке колонки Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию.

Для сортировки списка по нескольким колонкам нужно воспользоваться одним из способов:

• главное меню Вид/Сортировка. В открывшемся окне «Настройка сортировки колонок» указать состав и порядок сортируемых колонок, а также направление сортировки по каждой колонке;

• не отпуская клавишу <Shift>, щелкнуть однократно по заголовкам колонок в том порядке, в котором необходимо сортировать колонки. Для снятия сортировки, не отпуская клавишу <Ctrl>, щелкнуть по нужным колонкам.


Группировка


Группировка позволяет разместить рядом записи, имеющие одинаковое значение в каком-либо поле (сгруппировать по полю). Каждую из групп можно либо свернуть, тогда будет виден только заголовок группы, либо развернуть так, чтобы был виден как заголовок, так и содержимое группы. Может быть несколько уровней группировки.

Группировку можно настроить тремя способами:

• через область группировки;

• главное меню Вид/Группировка;

• контекстное меню заголовка колонкиГруппировать по этой колонке.

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ДЕЙСТВИЯ СДОКУМЕНТАМИ

Блокирование документа


Для того чтобы блокировать документ, можно воспользоваться одним из способов:

• главное меню Действия/Блокировать;

• контекстное менюБлокировать.

Разблокирование документа


Для того чтобы разблокировать документ, можно воспользоваться одним из способов:

• главное меню Действия/Разблокировать;

• контекстное менюРазблокировать.

Разблокировать документ может автор документа или администратор.


ИСТОРИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТОМ


В системе фиксируются действия с документом, совершаемые из системы. Чтобы посмотреть список действий, совершенных с текущим документом, нужно выбрать:

• главное меню Файл/История;

• контекстное меню История.

История работы с документом фиксирует все события, происходящие с объектом.


РАБОТА С ЗАДАЧАМИ И ЗАДАНИЯМИ


В системе DIRECTUM в основе любого взаимодействия двух или более сотрудников всегда лежит какая-либо задача. Для решения задачи для каждого из ее исполнителей создаются задания.

Ссылки на задачи, которые создает пользователь, автоматически помещаются в его папку «Исходящие», а все задания приходят в папку «Входящие».


СОЗДАНИЕ ЗАДАЧИ

Создание новой задачи в проводнике системы


Для создания задачи нужно воспользоваться одним из способов:

• главное меню Файл/Создать/Создать задачу;

• контекстное менюСоздать задачу;

• кнопка на панели инструментовСоздать/Создать задачу;

• клавиши +.

ЗАПОЛНЕНИЕ КАРТОЧКИ ЗАДАЧИ


Карточка задачи имеет следующую структуру:

Заполнить карточку можно вручную или автоматически (воспользовавшись типовым маршрутом).


Ручное заполнение карточки задачи


Для того чтобы задачу можно было стартовать, нужно заполнить все обязательные поля в ее карточке. Последовательность действий при ручном заполнении карточки задачи следующая.

Поле *Тема заполняется кратким описанием задачи.

Поле *Маршрут. Можно заполнить поле, перечислив пользователей или группы пользователей через «;». При этом можно указать только части имен - они будут автоматически расширяться до полных. Для всех исполнителей можно указать тип маршрутизации, срок исполнения и тип задания.

Кнопка Маршрут предназначена для более детального заполнения маршрута.

В этом случае откроется окно «Маршрут задачи», в котором отображаются следующие поля:

• *Пользователи. Поле содержит список всех пользователей системы, разбитый по группам;

• * Этапы. Поле содержит список этапов задачи с указанием имен их исполнителей, сроков исполнения и типа приходящего исполнителю задания (уведомление или задание);

• *Тип маршрутизации. Поле содержит тип маршрутизации. Возможные варианты: «Последовательная», «Параллельная», «Сложная».

Кроме указанных полей в окне есть две галочки:

Уведомления об этапах. Если поле заполнено, то инициатору будет приходить уведомление об исполнении каждого из этапов;

Контроль задачи. Если поле заполнено, то по завершении последнего из этапов инициатору придет задание-контроль.

Наблюдатели - это сотрудники, которые должны быть в курсе выполнения работ. При назначении их наблюдателями в задаче они автоматически получат уведомления о старте задачи.

Назначить наблюдателей можно, заполнив параметры в окне «Наблюдатели задачи», или указав имена (или части имен) наблюдателей через «;» в поле Наблюдатели карточки задачи.

Текстовое поле карточки задачи разбито на две части: в нижней части (области редактируемого текста) вводится текст по текущей задаче, а в верхней, не редактируемой части (области переписки), содержится переписка по всему семейству задач, включая подзадачи.

Для назначения прав доступа к задаче необходимо выбрать один из предопределенных типов прав доступа в поле Тип прав:

• «Всем». Если поле заполнено, то доступ к задаче будет предоставлен всем пользователям системы;

• «Всем участникам». Если поле заполнено, то доступ к задаче будет у участников всего семейства задач: инициаторов, исполнителей и наблюдателей;

• «Ручной». Если поле заполнено, то доступ к задаче задается вручную явно. Права в этом случае назначаются по кнопкеНастроить права на задачу.

Можно добавлять вложения в задачу, задание, задание-контроль и уведомление на любом этапе работы с ними.

На этапах «Инициализация» и «В работе» для задачи можно определить важность, чтобы обратить на нее особое внимание пользователей. Установленная важность задачи относится ко всем заданиям этой задачи. Высокая и низкая важность отображаются в проводнике системы в колонке !.

Для назначения важности используются кнопки на панели инструментов карточки задачи:

- высокая важность;

- низкая важность.

В ходе работы над задачей важность может быть изменена инициатором.





Поделитесь с Вашими друзьями:
1   2   3   4   5   6


База данных защищена авторским правом ©uverenniy.ru 2019
обратиться к администрации

    Главная страница