Инструкция по работе с системой directum



Скачать 425.84 Kb.
страница2/6
Дата06.06.2016
Размер425.84 Kb.
ТипИнструкция по работе
1   2   3   4   5   6

РАБОТА СО ССЫЛКАМИ


Обращение пользователей к объектам системы DIRECTUM - папкам, документам, задачам, заданиям и компонентам - осуществляется посредством ссылок. С помощью перемещения, копирования, удаления и вставки ссылок каждый пользователь имеет возможность организовать свою систему размещения личных папок, документов, задач и заданий.

На один объект в системе может быть сколь угодно много ссылок, а может не быть ни одной. В последнем случае это означает, что доступ к объекту будет возможен только через поиск.

Все возможности работы со ссылками (кроме копирования, которое доступно всегда), ограничиваются типом папки и правами доступа пользователя к папке, к которой применяется действие.

Копирование ссылок


Для того чтобы скопировать ссылки на объект, нужно воспользоваться одним из следующих способов:

• главное меню Правка/Копировать ссылку;

• контекстное менюКопировать ссылку;

• кнопкана панели инструментов;

• клавиши<Ctrl>+> или <Ctrl>+>.

Вставка ссылок


Для того чтобы вставить ссылку на объект, нужно воспользоваться одним из следующих способов:

• главное меню Правка/Вставить ссылку;

• контекстное менюВставить ссылку;

• кнопка на панели инструментов;

• клавиши<Ctrl>+>или<Shift>+>.

Удаление ссылок


Для того чтобы удалить ссылку на объект, нужно воспользоваться одним из следующих способов:

• главное меню Правка/Удалить ссылку;

• контекстное менюУдалить ссылку;

• кнопка на панели инструментов;

• клавиши+ или .

РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ


1. Все документы хранятся в едином хранилище системы.

2. Доступ пользователей к документам осуществляется с помощью ссылок, размещенных в папках проводника системы.

3. Контроль доступа к документам регулируется на уровне каждого документа с помощью назначения прав доступа к нему.

4. Все действия над документом протоколируются и записываются в историю работы с документом, которую можно посмотреть в любой момент времени.

5. Все документы, созданные в системе, можно найти с помощью поиска. Поиск возможен по всем полям карточки и по тексту документа.

6. На время отсутствия сотрудника ему может быть назначен замещающий, который получает права замещаемого сотрудника на документы, папки, задачи и задания. Замещающий получает также доступ к папкам «Входящие» и «Исходящие» замещаемого и выполняет все его функции в системе электронного документооборота.


Создание документа из шаблона


Наиболее часто используемый способ создания новых документов – создание их на основе готовых шаблонов, хранящихся в системе.

Для того чтобы создать документ из шаблона, воспользуйтесь одним из способов:

• главное меню Файл/Создать/Создать документ из шаблона;

• контекстное менюСоздать документ из шаблона;

При создании документа открывается окно «Создание электронного документа», содержащее следующие поля:


*Вид электронного документа, например: приказы, служебные записки, исходящие письма. Вид документа используется для автоматического формирования наименования, задания права утверждающей подписи.

*Тип карточки. Как правило, для каждого вида документа существует только один тип карточки. Поэтому при выборе вида электронного документа данное поле заполнится автоматически и его можно не изменять.

*Шаблон, на основании которого будет создан новый документ. Для каждого вида документа могут существовать специально созданные для него шаблоны, либо можно будет выбрать любой из шаблонов, имеющихся в системе.

• * Приложение-редактор, которое будет использоваться для работы с текстом документа. Если поле *Шаблон заполнено, то автоматически заполняется тем приложением, в котором был создан шаблон.

Сохранить в. Папка в системе DIRECTUM, в которую будет помещена ссылка на документ. Если в текущую папку вставить ссылку на создаваемый документ нельзя, например, в случае, если документ создается не в папке для документов или у пользователя отсутствуют права на изменение папки, в которой создается документ, то по умолчанию будет предложена папка, в которую была успешно вставлена ссылка при прошлом создании электронного документа. Если папка не задана, то электронный документ создается в системе DIRECTUM без автоматического размещения ссылки на него в какую-либо папку. Найти такой документ можно будет только с помощью функции поиска.

Кроме указанных полей в окне есть галочка:

Открыть документ. Если галочка установлена в этом поле, то после заполнения и сохранения карточки документ будет открыт, иначе он просто сохранится в хранилище DIRECTUM.

После заполнения полей в окне «Создание электронного документа» нужно нажать на кнопку ОК. Откроется карточка документа, в которой нужно заполнить все обязательные поля. Работа с карточкой документа описана в разделе «Структура карточки документа».


Структура карточки документа


Разным видам документов соответствуют разные типы карточек. Но все типы карточек имеют следующую структуру:

В карточке есть обязательные и необязательные поля. Обязательные поля обозначаются символом «*» в начале названия поля. Если имеются незаполненные обязательные поля, то сохранить карточку документа нельзя. Системой DIRECTUM поддерживается несколько типов полей карточки, каждый из которых имеет свои особенности при вводе:

Число. Допускается ввод знаков «+», «-», «.» и цифр.

Строка. Значение поля этого типа может содержать любые символы, которые можно ввести с клавиатуры.

Дата. Данные в поле типа «Дата» вводятся в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, 01.01.2007, т.е. первое января 2007 года). Значения в поле могут вводиться с клавиатуры или задаваться с помощьювстроенного календаря, который вызывается нажатием кнопки.

Справочник. Данные в этот тип поля вводятся путем выбора значения из справочника. У данных полей справа имеется кнопка . При нажатии на эту кнопку открывается окно соответствующего справочника в режиме выбора, в котором нужно выбрать нужную запись. Выбор производится двойным щелчком мыши на нужной записи.

Для ускорения поиска по справочнику можно в поле типа «Справочник» ввести часть искомого значения и нажать клавишу <Enter>. Если введенной подстроке будет соответствовать только одна запись, то она будет выбрана автоматически. Если записей, содержащих введенную подстроку, будет несколько, то откроется окно справочника, содержащее эти записи.

Признак. Значение нужно выбрать из предлагаемого, как правило, небольшого списка значений, добавлять или изменять состав которого нельзя. Для выбора значения поля нужно нажать на кнопку.


Строка состояния


Строка состояния располагается в самом низу карточки и содержит следующие сведения:

• идентификатор записи (ИД) - уникальный числовой код записи в системе;

• контекст - режим работы с карточкой: «Просмотр», «Добавление» или «Изменение».

Создание документа из файла


Для того чтобы создать документ из файла в системе DIRECTUM, можно воспользоваться

следующими способами:

• главное меню Файл/Создать/Создать документ из файла;

• контекстное менюСоздать документ из файла;

• переслать файл из проводника системы.

Открывшееся окно «Создание электронного документа из файла» будет аналогично окну«Создание электронного документа» при создании документа из шаблона. Но дополнительно кпараметрам, описанным в разделе «Создание документа из шаблона», будут запрошены следующие:

• *Имя файла;

*Приложение-редактор;

Удалить файл на диске.




Поделитесь с Вашими друзьями:
1   2   3   4   5   6


База данных защищена авторским правом ©uverenniy.ru 2019
обратиться к администрации

    Главная страница