Инструкция по работе с системой directum



Скачать 425.84 Kb.
страница1/6
Дата06.06.2016
Размер425.84 Kb.
ТипИнструкция по работе
  1   2   3   4   5   6



ИНСТРУКЦИЯ ПО РАБОТЕ С СИСТЕМОЙ DIRECTUM

(для пользователей СЭД)

НАЧАЛО РАБОТЫ С СИСТЕМОЙ 2

ПРОВОДНИК СИСТЕМЫ 2

РАБОТА С ПАПКАМИ 2

Типы папок 2

Предопределенные папки 3

Создание папки 3

Права доступа к папке 4

Изменение свойств папки 4

Копирование папки 4

Удаление папки 4

Дополнительные операции с папками 5

РАБОТА СО ССЫЛКАМИ 5

Копирование ссылок 5

Вставка ссылок 5

Удаление ссылок 5

РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ 6

Создание документа из шаблона 6

Структура карточки документа 7

Строка состояния 8

Создание документа из файла 8

ИЗМЕНЕНИЕ КАРТОЧКИ ДОКУМЕНТА И ПРАВ ДОСТУПА КДОКУМЕНТУ 8

РАБОТА С ВЕРСИЯМИ ДОКУМЕНТА 9

Создание новой версии 9

Состояние документа 9

ОСНОВНЫЕ ОПЕРАЦИИ С ДОКУМЕНТОМ 9

Изменение текста документа 9

Оповещение об освобождении документа 10

Открытие документа для просмотра 10

Копирование документа 10

Удаление документа 10

Экспорт документа 10

Импорт документа 10

Импорт документа из файла 11

Импорт документа из другого документа 11

ПОИСК ОБЪЕКТОВ ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ 11

ПОИСК ДОКУМЕНТОВ 11

Общий поиск 11

Свободные поиски документов 12

Поиск по текстовым полям карточки. 12

Поиск по полям карточки, содержащим даты 13

Поиск по полям карточки, связанным со справочником 13

Поиск по тексту документа (полнотекстовый поиск) 13

Быстрый поиск 14

Действия в окне результатов поиска 14

ПАПКИ ПОИСКА 14

ПОИСК ПАПОК 14

Контекстно-зависимый поиск 14

Свободный поиск 15

НАСТРОЙКА ВИДА ПРОВОДНИКА СИСТЕМЫ 15

Настройка видимости и порядка полей списка 15

Сортировка 15

Группировка 15

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ДЕЙСТВИЯ СДОКУМЕНТАМИ 15

Блокирование документа 15

Разблокирование документа 16

ИСТОРИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТОМ 16

РАБОТА С ЗАДАЧАМИ И ЗАДАНИЯМИ 16

СОЗДАНИЕ ЗАДАЧИ 16

Создание новой задачи в проводнике системы 16

ЗАПОЛНЕНИЕ КАРТОЧКИ ЗАДАЧИ 16

Ручное заполнение карточки задачи 17

СТАРТ/СОХРАНЕНИЕ ЗАДАЧИ 18

ТИПЫ ЗАДАНИЙ В DIRECTUM 18

РАБОТА С ЗАДАНИЕМ 18

Добавление текста в задание 18

Добавление вложения в задание 19

Создание подзадачи 19

Выполнение задания 19

РАБОТА С ЗАДАНИЕМ-КОНТРОЛЬ 19

Общие сведения 19

Прием задачи 19

Возврат на доработку 20

Создание подзадачи 20

КОНТРОЛЬ ВЫПОЛНЕНИЯ ЗАДАЧИ 20

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ДЕЙСТВИЯ С ЗАДАЧАМИ ИЗАДАНИЯМИ 20

ПРЕДПРОСМОТР ВЛОЖЕНИЯ 20

СНЯТИЕ/УСТАНОВКА ПОМЕТКИ О ПРОЧТЕНИИ ЗАДАНИЯ 21

УДАЛЕНИЕ ЗАДАЧИ 21

ПРЕКРАЩЕНИЕ ЗАДАЧИ 21

ВОЗОБНОВЛЕНИЕ ЗАДАЧИ 22

РЕСТАРТ ЗАДАЧИ 22

ИСТОРИЯ РАБОТЫ С ЗАДАЧЕЙ/ЗАДАНИЕМ 22

ПОИСК ЗАДАЧ И ЗАДАНИЙ 22

Контекстно-зависимые поиски 23

РАБОТА СО СПРАВОЧНИКАМИ 23

НАСТРОЙКА ВИДА СПРАВОЧНИКА В РЕЖИМЕ СПИСКА 23

Настройка фильтров по значениям полей 24

Быстрая фильтрация 24

Поиск по списку 24

Быстрый поиск 24

Произвольный поиск 25

КОРРЕКТИРОВКА ДАННЫХ СПРАВОЧНИКА В РЕЖИМЕ СПИСКА 25

Добавление записи 25

Копирование записи 25

Изменение записи 25

Удаление записи 25

Просмотр истории работы с записью 26

Экспорт вMicrosoft Excel 26

РАБОТА С ЗАПУСКОМ ОБЪЕКТОВ 26

ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ 26

РАБОТА С МАСТЕРАМИ ДЕЙСТВИЙ 26

Запуск мастера действий 27


НАЧАЛО РАБОТЫ С СИСТЕМОЙ


Вход в систему. Вход в систему производится с помощью Службы паролей. Служба паролей запускается при каждом входе в DIRECTUM. При первом входе в систему запрашивается сервер и база данных, в которой будет осуществляться работа, также запрашивается имя пользователя и пароль для входа. При последующих запусках системы Служба паролей будет запрашивать только имя пользователя и пароль для входа в систему, поля с сервером и базой данных будут доступны только для просмотра. В этом же окне отображается наименование системы, с которой работает пользователь.

ПРОВОДНИК СИСТЕМЫ


Проводник системы позволяет работать в одном окне со всеми объектами системы: папками, документами, задачами, заданиями и компонентами. Структура и состав доступных объектов определяется правами доступа индивидуально для каждого пользователя. На рисунке представлен внешний вид проводника системы.

В системе DIRECTUM существует встроенная справка. Справку можно вызвать как изпроводника системы, так и из любого другого окна системы DIRECTUM. Чтобы открытьсправку, нажмите .


РАБОТА С ПАПКАМИ

Типы папок


В системе DIRECTUM существуют следующие типы папок, исходя из объектов, которые они содержат:универсальные папки; папки, содержащие документы;папки, содержащие задачи;папки, содержащие задания;папки, содержащие компоненты; папки поиска.

Универсальные папки могут содержать в себе практически все элементы системы. Другие виды папок могут содержать в себе только один тип элементов: или документы, или задачи, или задания, или компоненты. Также в любую папку любого типа можно поместить папку другого типа. Например, в папку для документов можно поместить папку для задач.


Предопределенные папки


В системе DIRECTUM есть пять предопределенных папок, которые не могут быть удалены.Эти папки образуют первый уровень дерева всех папок системы DIRECTUM. Описаниепредопределенных папок сведено в таблицу.

Папка

Объекты

Особенности использования

Входящие

Задания

В папку автоматически вставляются ссылки на задания,адресованные пользователю

Исходящие

Задачи

В папку автоматически вставляются ссылки на задачи, которыесоздает пользователь

Избранное

Документы,папки, задания,задачи, вариантызапускакомпонент,записисправочника

Пользователь вставляет в папку ссылки на документы, папки, задания, задачи, варианты запуска компонент, записи справочника по своему усмотрению

Общая папка

Документы

В папке хранятся ссылки на папки и документы, нужные большинству пользователей системы. Пользователь видит документы и папки, на которые у него есть права доступа.

Компоненты

Справочники,отчеты, сценарии

В папке хранятся ссылки на все. Пользователь видит компоненты, на которые у него есть права доступа.

Папки «Входящие», «Исходящие» и «Избранное» являются личными папками пользователя. У каждого пользователя эти папки свои, и пользователь может изменять их содержимое посвоему усмотрению. Папки «Общая папка» и «Компоненты» являются общими для всехпользователей системы. Содержимое этих папок, как правило, изменяют один или несколькоответственных пользователей.


Создание папки


Помимо предопределенных папок системы, каждый пользователь может создавать папки, как для личного пользования, так и доступные другим пользователям.

Чтобы создать папку, нужно воспользоваться одним из способов:

• выбрать пункт главного меню Файл/Создатъ/Создатъ папку,

• выбрать пункт контекстного менюСоздать папку,

• на панели инструментов для кнопки вызвать встроенное меню и выбрать пунктСоздать папку.

Во всех случаях откроется карточка создаваемой папки с возможностью выбора типа папки: Любых объектов/Документов/Задач/Заданий/Компонент. Можно оставить универсальный тип папки, предложенный по умолчанию, или выбрать иной тип папки.


Права доступа к папке


Права доступа пользователя к папке назначаются и изменяются двумя способами:

• в карточке папки;

• в окне настройки прав доступа.

Для того чтобы изменить права доступа к папке, нужно открыть карточку папки и нажать кнопку Права доступа.

Для того чтобы изменить права доступа в окне настройки прав доступа, нужно открыть это окно одним из способов:

• главное меню Файл/Настроить права доступа,

• контекстное менюНастроить права доступа.

При изменении прав доступа в окне настройки можно изменять права сразу к нескольким выделенным папкам.

Для папок имеются следующие типы прав доступа:

• «Просмотр» - можно только просматривать содержимое папки и ее карточки;

• «Изменение» - можно изменять содержимое папки и ее карточки, но нельзя изменять права доступа и удалять папку;

• «Полный» - можно производить любые действия с папкой, включая изменение прав доступа и удаление.

При наличии одинаковых прав на папку у пользователей, каждый пользователь может видеть в папке разное количество ссылок. Состав ссылок, которые пользователь видит в папке, зависит от прав пользователя на объекты, ссылки на которые размещены в папке. Если у пользователя нет прав на объект, то ссылку на него он не увидит, вне зависимости от прав на папку.

Изменение свойств папки


Изменить название, тип папки, примечание и права доступа к папке можно в карточке папки. Для того чтобы открыть карточку, нужно воспользоваться одним из способов:

• главное меню Файл/Открыть/Открыть карточку,

• контекстное менюОткрыть карточку,

• кнопка на панели инструментов;

• клавиша .

При изменении прав доступа к папке существует возможность их применения ко всем вложенным в папку объектам. Для того чтобы применить права папки к вложенным объектам, нужно выбрать соответствующий пункт в сообщении «Применить права папки «Название папки» к ее содержимому?», открывающемся после сохранения папки.


Копирование папки


Функция копирования папки предполагает создание новой папки на основе существующей:

• главное меню Файл/Копировать папку/документ,

• контекстное менюКопировать папку.

Удаление папки


В отличие от удаления ссылки на папку, операция удаления папки предполагает ее физическое удаление из системы, включая автоматическое удаление всех ссылок на нее. При удалении папки удаляются все содержащиеся в ней ссылки, сами объекты при этом не удаляются. Удаление папок недоступно для пользователей, если администратором системы установлен глобальный запрет на удаление пользователями документов и папок.

Для того чтобы удалить папку, воспользуйтесь одним из способов:

• главное меню Файл/Удалить папку/документ;

• контекстное менюУдалить папку;

• кнопка на панели инструментов;

• клавиша .


Дополнительные операции с папками


При работе с папками фиксируется история. В истории работы с папкой отображаются такие события, как создание и изменение карточки папки.

Для того чтобы посмотреть историю работы с папкой, воспользуйтесь одним из способов:

• главное меню Файл/История;

• контекстное меню История.





Поделитесь с Вашими друзьями:
  1   2   3   4   5   6


База данных защищена авторским правом ©uverenniy.ru 2019
обратиться к администрации

    Главная страница