Лекция Работа с карточками: просмотр, регистрация документа




Скачать 89.79 Kb.
Дата28.07.2016
Размер89.79 Kb.

Лекция 3. Работа с карточками: просмотр, регистрация документа


1. Просмотр карточки

В древовидном меню «Управление документами» выберите пункт «Оперативные документы: Неознакомленные документы». При этом запуститься форма карточек для дальнейшей работы с документами (рисунок 1).

Рисунок 1. Карточка


В самом верхнем левом углу указывает количество документов и название папки.

В поле Журнал выводит типы журналов: исходящие или входящие.

В карточке значение статуса показывается по цвету:



Карточка состоит из навигационных кнопок, в скобках показано количество записей: получатели, пункты, файлы, согласование, классификатор, связки, атрибуты.





2. Регистрация карточки

Регистрация разбита на 3 этапа: Заполнение необходимых полей карточки, прикрепление файлов, рассылка.



Чтобы зарегистрировать документ, для этого создаем карточку. Необходимо на панели инструментов нажать кнопку

При этом появляется окно связки создаваемого документа.





Предварительно чтобы создать связку необходимо перед созданием позиционироваться на документ с которым необходимо связать новый документ.

Если связка не требуется, то можно создать новый документ, далее нажимаем кнопку «Создать».

Далее необходимо определить журнал регистрации данного документа.

Выбираем журнал на верхней полоске




Определяем тип журнала исходящий или входящий. Например, выбрали исходящий журнал (рисунок 2).








Рисунок 2. Пример выбранного журнала

В данном случае в справочнике журналов имеется всего 3 исходящих журнала. Каждая структура или подразделения имеют свои журналы, т.е. документ регистрируется в разных журналах, в зависимости от структур или подразделения.

Выбираем журнал и нажимаем на кнопку ОК.


После выборки журнала в поле Журнал окрашивается зеленым цветом, это показывает, что признак документа исходящий. Далее мы должны определить срочный или не срочный документ. Если срочный, то ставим галочку, если не срочный, то ничего не трогаем.

Далее мы должны определить вид документа. Этот справочник документов регистрации ограничено по журналу.

Выбираем вид документа. Нажимаем на кнопку ОК.

После выборки вида документа, автоматически определяет Автор (орган). В случае с входящим документом Автор (орган) надо выбирать из справочника




Далее определяем статус. Статус ставится обязательно на поручения, потому что поручение контролируется.




При выборке статуса выводит окно Справочник значений статуса.

Новое решение – это документ, в которых много поручений или пунктов.

Для сведения – данный документ направлен для сведения, т.е. принят к сведению без поручений.

Снят с контроля – статус по истечении определенным временем контроля.

На оперативном контроле, на постоянном контроле, специальный контроль – это виды контроля.

На контроле – данный документ контролируется.

Утратило силу – статус, в котором поручение в ходе исполнения утратил сил. Он был когда-то на контроле, а потом его данный документ уже не действует, остался только для сведения.

Далее выбираем исходящий номер по автономеру либо вносим его вручную.


Далее вводим краткое содержание документа, кратко, о чем документ.

Виза заполняется в случае, если это поручительский документ.

Если мы получаем входящие документы, то указываем визу. При этом работаем со справочником групп физлиц. Из справочника выбираем, того кто завизировал данный документ.



После заполнение всех полей нажимаем сохранить.


Если всё правильно сохранили, то внизу на панели выходит надпись Транзакция завершена: 1 записей переданы и зафиксированы. Надпись означает, что мы правильно сохранили. Если это надпись не выводится на панели, то сервер не сохраняет данный документ.

После создания карточки необходимо заполнить следующие атрибуты: «Способ доставки», «тип носителя» а так заполняем поля указывающие на количество приложений. Из справочника выбираем нужные атрибуты карточки: способ доставки, тип носителя.





После заполнения всех необходимых полей карточки необходимо «Сохранить» нажатием на соответствующую кнопку либо используя горячую клавишу «Ctrl+S».


Переходим ко 2-му этапу «Прикрепление файлов»

Прикрепить файл можно как непосредственно со сканера так и с диска.



- прикрепить файл к документу
- сканировать файл
- просмотр файла
Рекомендуется сканировать документ в режиме «Сканировать (Серый)». В случае если документ плохого качества или рукописный, тогда можно использовать режим «Сканировать (Цветной)».

Так же есть опции сканирования с двух сторон (если сканер поддерживает) и переворот на 180 градусов (если после зажимов листы бумаги слиплись).

После завершения процесса сканирования необходимо сохранить наш файл.

В случае если файл прикрепляется а не сканируется при нажатии на соответствующую кнопку появляется окно «Импорт файла».

Необходимо указать путь к файлу которых хотим прикрепить, для этого нажимаем на кнопку «Проводника». Далее после выбора файла нажимаем кнопку в проводнике «Открыть» или «Open» (в зависимости от версии Windows название может отличаться).

После выбора файла мы увидим его полный путь. Теперь нам осталось передать данный файл на хранение в сервер, для чего нажимаем на кнопку «Импортировать документ».

После чего система спросит «Загрузить еще файл?». В случае утвердительного ответа попадем снова в «Проводник», в случае отказа окно выйдем в предыдущее окно. Незабываем сохранить.

Внимание!!! При сохранении прикрепленного файла надпись «Транзакция завершена. 1 запись передана и зафиксирована» может не появиться, но данные все равно сохранятся. Проверить можно переходом в окно «Карточки документов» и посмотреть на кнопку «Файл» на наличие изменения в цифре.
Переходим к 3-му этапу «Рассылка».

В АИС «АдмСЭД» рассылка документа проходит по средствам предоставления доступа к документу.

Документ можно разослать из следующий мест:

В окне «Карточка документа» (рис. 3):

1. «Получатели».

2. «Согласование».

3. «Рассылка».

В окне «Пункты карточки» (рис. 4):




1. «Исполнители». Внимание!!! В окне пункты карточки имеются 2 кнопки, которые вызывают одно и тоже окно «Функционал пункта»



Рис. 3

Рис. 4

Каждое место рассылки документа имеет свою значимость, но при этом документ в любом случае получат адресаты.




1

Рис. 5


Как мы видим на рис. 5 области «Контролеры», «Координаторы», «Адресаты/получатели» являются областями рассылки с соответствующими ролями. Роли определяют права доступа к документу. В данном случае документ разослан только для просмотра.

Для выбора получателя необходимо вызвать справочник нажатием на одной из кнопок обозначенные на рисунке 5 - «1».

В первом случае появится «Справочник групп физлиц».

В системе имеются 3 группы рассылки: Персональные, Должностные, Структурные



Персональная - позволяют вести персональную переписку. При выборе персональной группы документ получит только тот адресат которого выбрали (например, Иванов Иван Иванович).

Должностная - позволяет разослать документ группе людей которые работают с документами назначенного на должность получателя. (например в случае выбора Председатель Правительства РС(Я) документ получит не только Председатель Правительства РС(Я) но и работающие с её документами абоненты т.е. сотрудники Секретариата). Данная группа была введена для того чтобы в случае отсутствия Председатель Правительства РС(Я) документы могли быть отработаны.

Структурная – позволяет разослать документ всем получателям из структуры/организации (например, при выборе Министерство финансов РС(Я) получат все сотрудники данного министерства подключенные к системе).

Должностные группы ограничены и имеются только у первых лиц, министров, руководителей секретариатов, департаментов, управлений, председателей госкомитетов, глав.

В случае если получатель не имеет должностную группу необходимо искать структурную группу, только если получатель не имеет структурных групп, можно назначить персонально (например, для учета выбрали Директора ООО «Нижнетагильский химкомбинат» персонально как Иванов И.И. т.к. он не является абонентом системы).

Во втором случае появиться «Справочник групп».

Данная функция была введена для быстрой рассылке документов по группам получателей (например «Всем министрам» каждый министр будет занесен в систему индивидуально автоматически).
3. Просмотр полученных документов.

Все поступившие и непрочитанные пользователем документы выделяются жирным шрифтом. После просмотра файлов или просмотра пунктов зажирение снимается.

Поступившие в адрес документы можно просмотреть в папке «Неознакомленные документы» а так же в папках Входящие, сегодня, вчера, последние 5 дней и последние 10 дней. Внимание!!! В папках «Входящие …» документ отображается от момента создания, а не получения.




рекомендуетмя


Папка «Персональное назначение» отображает документы поступившие персонально пользователю в разных ролях. Также по отдельности как исполнитель, адресат/получатель, контролер/координатор. В папке Исполнитель есть возможность посмотреть неисполненные документы через подпапку «Не выполненные» (Если у исполнителя стоят сроки исполнения).
Полученные документы при необходимости распечатываются и направляются на рассмотрение руководству. Система имеет возможность напрямую работать с руководителем.

Визируются и направляются на исполнение.


После получения документ вноситься на рассмотрение.

После рассмотрения документ выходит с поручением.

Для вноса поручения документа нажимаем на навигационную кнопку «Пункты».

Далее заполняем пункты документа согласно поручению.


В случае первичного поручения на входящий документ заполняем поле «Содержание» согласно тексту резолюции, а также устанавливаем «Срок исполнения».

Внимание! Срок исполнения ставиться согласно поручению. Если в резолюции нет срока исполнения, то пользователь должен руководствоваться правилам установленным в организации.

Сохраняем запись после чего необходимо определить статус данного поручения.

Поля «Сорт» и «» заполняются при необходимости сортировки и учета нумерации пунктов.

В рамках единой карточки после первичного поручения вносятся указания других руководителей рассмотревших данный документ в поле «Содержание визы» с указанием сортировки. В остальном процедура вноса указания такая же как и при поручении.

После того как поручение сформировано необходимо направить на исполнение (для дальнейшей работы). Для этого нажимаем кнопку «Исполнители» и попадаем в окно «Функционалы пункта».




База данных защищена авторским правом ©uverenniy.ru 2016
обратиться к администрации

    Главная страница