Как можно автоматизировать архивную службу предприятия Наталья Зверева




Скачать 57.65 Kb.
Дата02.08.2016
Размер57.65 Kb.

Как можно автоматизировать архивную службу предприятия
Наталья Зверева,
преподаватель Историко-архивного института РГГУ;
эксперт «Гильдии управляющих документацией»;
консультант департамента IT-консалтинга
Консалтинговой группы «Борлас»
Не спешить к «безбумажному» будущему

Есть два основных подхода к автоматизации архивной службы.



Первый: создание автоматизированной системы НСА (научно-справочного аппарата) к «бумажному» архивному фонду. Архив предприятия в традиционном понимании — это хранилище документов на обычных бумажных носителях. С целью оперативного учета и розыска документов создаются системы научно-справочного аппарата. В традиционной «ручной» организации системы НСА существует ряд перекрестных справочников, которые используют как главный инструмент в работе архивной службы. Автоматизация архивной службы заключается в переводе всей системы НСА на работу в автоматизированном режиме.

Второй: создание электронных архивов. Это база документов на электронных носителях и соответствующее ей ПО для поиска. Основные задачи и проблемы в разработке программного обеспечения: хранение и обработка огромных информационных ресурсов, хранение документов в определенных форматах, их реквизитов и удостоверений, разграничение прав и защита доступа к базам.

Решая вопрос об автоматизации архивной службы предприятия, необходимо определить потребности, соразмерить их с объемом предприятия, массивом «бумажного архива», темпами роста документооборота, финансовыми и материальными возможностями. В соответствии с полученными данными выбирают путь автоматизации архивной службы.

Возможны варианты:


  • Перевод всех документов организации в электронный вид и затем создание именно «электронного архива».

  • Перевод и/или создание системы НСА к традиционному «бумажному архиву» в автоматизированном режиме.

  • Разумное сочетание двух систем: перевод отдельных видов и групп дел в электронный вид и перевод/создание системы НСА ко всему фонду в автоматизированной системе.

Некрупное, недавно созданное предприятие с небольшим объемом документооборота, динамичное и быстрорастущее, может выбирать первый путь. Для реструктурируемого предприятия достаточно будет второго варианта. Для крупного или среднего предприятия, получившего в наследство большой архив и имеющего теперь значительный документооборот, предпочтителен третий путь.

Выбор не широк, но существует

Выбор программы для автоматизации архивной службы предприятия невелик, в отличие от информационных систем для службы ДОУ (документационного обеспечения управления). Это вполне закономерно, поскольку спрос на них долгое время был невысоким. Поэтому конкурентных программ еще очень немного.

На рынке ПО заявлены несколько разработчиков:


  • ВНИИДАД;

  • корпорация «Электронный архив»;

  • компания ЛАНИТ (Лаборатория новых информационных технологий);

  • компания «Электронные офисные системы» (ЭОС);

  • компания «Xerox Eurasia».

Самым первым появилось на рынке ПО, разработанное ВНИИДАД еще в 1999 году. Ведущему институту отрасли эта задача была поставлена в рамках правительственной программы «Электронная Россия». Естественно, такое ПО ориентировано на государственные, муниципальные архивы — учреждения государственной архивной службы. На взгляд автора, эта система для архива организации не очень подходит.

Корпорация «Электронный архив» известна своими решениями по созданию электронных архивов документов и переводу «бумажных» архивов в электронный вид с применением технологии поточного сканирования. Безусловно, в этом направлении «Электронный архив» — лидер на рынке. В основу решения положена система SAPERION. ПО позволяет подготовить шаблоны, формы, учетные карточки и фильтры поиска в зависимости от потребностей заказчика. Это свойство удобно, когда достаточно квалифицированные специалисты занимаются автоматизацией работы в крупных архивах, музеях, библиотеках с учетом специфики этих учреждений. Но, к сожалению, для архивов организаций отсутствие типовых шаблонов описания и формальных фильтров поиска является недостатком. Данный продукт сродни решению по разработке ПО сторонней IT-компанией. Система на его основе может быть приемлема, если выбирается первый путь, в случае перехода полностью на электронный документооборот и создания «электронного архива».

Продукт компании ЛАНИТ — «LanDocs: Архив» — представляет собой специализированное решение для автоматизации архивов организаций. Включает три компоненты: базовый модуль автоматизации деятельности архива, программу пакетного (массового) сканирования и распознавания документов, а также специализированное приложение для массовой регистрации сканированных документов. «LanDocs:Архив» тесно связан с делопроизводственной системой «LanDocs:Делопроизводство». Обе системы объединены общим интерфейсом. В программе созданы шаблоны форм заполнения архивных карточек, фильтров поиска и выходных (печатных) форм. «LanDocs:Архив» решает задачу создания и ведения баз данных «бумажного» архива не только как архивного справочника, но и создает электронный архив документов. То есть позволяет реализовать третий путь (автоматизация НСА + «электронный архив»).

«АРХИВНОЕ ДЕЛО» компании «Электронные офисные системы (ЭОС)» — многопользовательская подсистема системы «ДЕЛО». Она предназначена для автоматизации архивной службы предприятия и службы ДОУ: от ведения номенклатуры дел, формирования дел в текущем делопроизводстве с последующей передачей их в архив организации до организации учета дел и документов в архиве и ведения всех видов архивных справочников.

Поскольку «АРХИВНОЕ ДЕЛО» является подсистемой системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО», они тесно связаны не только информационными базами, но и общими справочниками системы, относящимися к предприятию в целом. Путем создания специальных архивных справочников автоматизируются работы по учету, описанию, экспертизе ценности дел, топографированию хранилищ, использованию дел и документов.

Подсистема «АРХИВНОЕ ДЕЛО» позволяет реализовать второй и третий пути, а связке с системой «ДЕЛО» можно автоматизировать весь документооборот, то есть пойти по первому пути. Компания предлагает свое ПО в «коробочной» версии.

На конференции Docflow было представлено решение для Архива Государственной Думы компании «Xerox Eurasia». В качестве базовой программной платформы используется система Hummigbird. Автоматизированы процессы деятельности архива по направлениям: формирования номенклатуры дел, организации комплектования, ведения тематической картотеки. Это чисто архивные задачи, но решение основано на промышленной платформе, что свидетельствует о наметившейся тенденции и третьем подходе в автоматизации архивной службы.

Третий подход — это создание системы электронного документооборота. Системы электронного документооборота — более «продвинутый» этап автоматизации работы предприятия. Он предполагает скорее интеграционные процессы на предприятии, нежели автоматизацию конкретного направления деятельности. Если в первом и втором подходах речь идет об автоматизации конкретных направлений деятельности предприятия и конкретных служб, то в третьем случае мы имеем в виду все предприятие в целом, где в процесс документооборота вовлечены все структурные подразделения и где документооборот является неотъемлемой и необходимой частью бизнес-процессов.

Естественно есть первопроходцы в данном направлении. Это под силу и является потребностью крупных предприятий внедряющих интегрированные системы управления предприятием. Примеров тому уже немало.

Пока основными конкурентами в этом секторе в России являются Documentum, Hummingbird, Lotus Domino. К сожалению, пока этот путь кажется мало приемлемым в силу высокой стоимости и сложности внедрения. Самое главное преимущество данных платформ — интеграция. Но это одновременно и главная сложность.



В последнее время все активнее продвигается идея перехода на электронный документооборот. Это можно расценивать не только как требование времени, но и как маркетинговый ход. Необходимо заметить, что полный отказ от бумажных документов произойдет еще очень нескоро, что показывает и мировая практика. Развитие технологий управления предприятием, тенденции перехода к безбумажным технологиям — с одной стороны; надежность, традиционность, привычность и доступность «бумажного» документа — с другой стороны, требуют компромиссного решения. Для архивной службы современного предприятия вопрос автоматизации — это вопрос выбора пути, по которому пойдет процесс.


База данных защищена авторским правом ©uverenniy.ru 2016
обратиться к администрации

    Главная страница