Генеральный директор Закрытого акционерного общества «Электронный архив»




страница1/9
Дата05.08.2016
Размер0.72 Mb.
  1   2   3   4   5   6   7   8   9





УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор

Закрытого акционерного общества «Электронный архив»

__________________ Е.И. Коваленко

«____» _______________ 2012 г.



Автоматизированная информационная система

по документам Архивного фонда Мурманской области, находящимся на хранении в государственных архивах Мурманской области

(АИС ДАФ МО)

АРМ пользователя

Руководство пользователя

11530190.50 2700.1205.И3.03


Листов










Аннотация

Настоящее руководство пользователя предназначено для пользователей компонентов АИС ДАФ МО (далее - Система) в Государственном архиве Мурманской области и Государственном архиве Мурманской области в г. Кировске. Пользователи Системы делятся на две группы:



  • посетители читального зала;

  • удаленные пользователи.

Посетители читального зала – это граждане, посетившие читальный зал архива, которым был предоставлен доступ к Системе через специально оборудованные рабочие места в читальных залах. Удаленные пользователи – это пользователи Системы, которым был разрешен доступ к Системе через сеть Интернет.

СОДЕРЖАНИЕ



1 Назначение системы 4

2 Работа в системе 5

Перечень терминов 65

Перечень сокращений 65

Приложение 1. рекомендации по работе с элементами интерфейса системы 67

Приложение 2. этапы исполнения требований дел 70

1Назначение системы


Система предназначена для предоставления доступа к информации. Хранящейся в архивах.

АРМ пользователя Системы предназначено для работы пользователей читального зала архива и удаленных пользователей.

АРМ пользователя обеспечивает выполнение функций:


  • первичной регистрации в Системе (заполнения анкеты) пользователя;

  • навигации и поиска по фондам, описям, делам и тематическим комплексам по документам архивного фонда;

  • формирования и редактирования требований на выдачу единиц хранения;

  • просмотра электронных копий документов из состава фонда пользования;

  • формирования социально-правовых и тематических запросов в адрес архива, а также контроля исполнения запросов сотрудниками архива.

2Работа в системе

2.1Начало работы


Для запуска Системы необходимо дважды нажать левой кнопкой мыши на ярлык Системы, который расположен на рабочем столе. В результате откроется окно входа в Систему (Рис. 1).

Рис. 1 Окно входа в Систему

В Системе предусмотрено два типа доступа:


  • гостевой;

  • авторизованный.

Гостевой доступ предназначен для общего ознакомления с информацией, хранимой в архивном фонде: просмотр информации с помощью путеводителя по фондам и тематических баз данных.

Чтобы воспользоваться гостевым доступом к Системе, следует нажать кнопку «Гостевой вход».

В некоторых архивных учреждениях возможность гостевого доступа к архиву может быть отключена администратором. В этом случае в окне авторизации кнопка «Гостевой доступ» будет отсутствовать.

Авторизованный доступ предназначен для доступа к полному функционалу Системы.

Для авторизованного доступа к Системе следует в окне входа (см. Рис. 1) ввести логин, пароль и нажать кнопку «Войти». Если доступ осуществляется впервые, то необходимо подать заявку на регистрацию в Системе (заявку можно подать непосредственно в здании архивного учреждения, например, в читальном зале, либо удаленно через Интернет). С правилами заполнения анкеты регистрации и правилами работы с окном входа в Систему можно, нажав на кнопку .

Чтобы подать заявку на регистрацию в Системе, необходимо:


  1. нажать ссылку «Регистрация»;

Появится окно «Регистрация нового пользователя».

  1. заполнить поля анкеты:

  • фамилия;

  • имя;

  • отчество;

  • дата рождения;

  • гражданство;

  • социальный статус;

  • образование;

  • ученая степень;

  • ученое звание;

  • регион;

  • место работы (учебы) и должность посетителя;

  • направившая организация, под протекцией которой пользователь получает доступ к сведениям архивного фонда;

  • цель работы, выполняемой пользователем (выбор типа документа, над которым работает пользователь);

  • тематика сведений из архивного фонда, которые необходимы пользователю для написания работы;

  • тема выполняемого исследования пользователя;

  • хронология – временные рамки документов, с которыми будет работать пользователь;

  • домашний адрес;

  • адрес регистрации;

  • домашний телефон;

  • рабочий телефон;

  • мобильный телефон;

  • документ, удостоверяющий личность;

  • серия документа, удостоверяющего личность пользователя;

  • номер документа, удостоверяющего личность пользователя;

  • предполагаемый режим работы – метод, которым пользователь будет получать доступ к сведениям, содержащимся в архивном фонде;

  • логин;

  • пароль;

  • подтверждение пароля;

  • email (электронная почта).

Поля, обязательные к заполнению, отмечены знаком «звездочка» ().

Поля Фамилия, Имя, Отчество, Место работы (учебы) и должность, Направившая организация, Домашний адрес, Адрес регистрации, Мобильный телефон, Рабочий телефон, Серия документа, удостоверяющего личность пользователя, Номер документа, удостоверяющего личность пользователя, Логин, Пароль, Email заполняются посредством ввода значений с клавиатуры.

Поля Гражданство, Социальный статус, Образование, Ученая степень, Ученое звание, Регион, Цель работы, Тематика, Документ, удостоверяющий личность, Предполагаемый режим работы заполняются выбором значения из раскрывающегося списка. (справочника). Для каждого поля предусмотрен свой справочник, содержащий перечень возможных вариантов значений данного поля.

Поле Хронология заполняется установкой "флажка" около наименования временного периода, интересующего пользователя. "Флажок" может быть установлен как около одного наименования, так и около всех наименований.

Рекомендации по заполнению полей анкеты представлены в Приложении 1.

Для возврата к окну авторизации без сохранения внесенных значений, необходимо нажать ссылку «Вернуться на страницу регистрации».



  1. ознакомиться с правилами работы в читальном зале и по факту прочтения поставить "флажок" , означающий согласие соблюдать прочитанные правила;

Текст правил открывается при нажатии на ссылку «правилами работы в читальном зале».

  1. разрешить обработку персональных данных пользователя системой, установив "флажок" возле поля Я даю согласие на обработку своих персональных данных в системе;

  2. ввести в поле Введите изображенный код значение кода, указанного на изображении, расположенном слева от поля;

Если код сложен для восприятия, его можно заменить, нажав кнопку или ссылку «Показать другой код».



Рис. 2 Анкета регистрации нового пользователя

  1. нажать кнопку «Зарегистрироваться»;

Если не были заполнены обязательные для заполнения поля, появится сообщение об ошибке.



Рис. 3 Сообщение о неправильно заполненных полях

После того, как регистрационные данные пользователя будут сохранены в Системе, на экране появится уведомление об успешной регистрации пользователя.





Рис. 4 Сообщение об успешной регистрации нового пользователя

  1. нажать ссылку «Войти», чтобы вернуться в окно авторизации пользователей.

После нажатия кнопки «Зарегистрироваться» заполненная анкета попадает на рассмотрение администратору Системы. Доступ к Системе пользователь получит после того, как администратор Системы одобрит заявку на регистрацию и назначит пользователю права доступа.

В случае если администратор запретил использование персональных данных в Системе, внешний вид анкеты будет изменен. В ней будут отсутствовать соответствующие поля. Процесс заполнения анкеты аналогичен описанному выше.





Рис. 5 Анкета регистрации нового пользователя (без полей персональных данных)
  1   2   3   4   5   6   7   8   9


База данных защищена авторским правом ©uverenniy.ru 2016
обратиться к администрации

    Главная страница