Документооборот и информационные системы управления предприятием




Скачать 146.14 Kb.
Дата02.08.2016
Размер146.14 Kb.
Документооборот и информационные системы управления предприятием
Арлазаров В.Л., Емельянов Н.Е.
В ИСА РАН активно развиваются два направления автоматизации управления организациями (предприятиями): документооборот и средства генерации информационных систем. В статье рассматриваются проблемы и возможности их взаимного использования для построения информационных систем, ориентированных на поддержку и автоматизацию процессов управления.

Немного истории

В 70-х годах, когда начали создаваться автоматизированные системы управления, стало ясно, что одни и те же данные об объекте используются в самых разных задачах. Следовательно, эти данные нужно выделить в отдельную подсистему, которая будет хранить их и обеспечивать доступ к ним всем заинтересованным лицам. Это дало толчок к бурному развитию систем управления базами данных (СУБД). Проектирование баз данных и их организация представляют собой сегодня целую отрасль.

Обычно данные, необходимые для решения задачи (задач), изначально находятся на бумажных документах, вводятся в компьютер и оседают в базах данных, откуда их черпают различные программы. Эта технология, вполне плодотворная, настолько въелась в сознание, что исходные документы стали казаться каким-то ненужным сырьем, от которого не худо бы отказаться, особенно в будущем, когда возобладают безбумажные технологии, и данные будут передаваться по сети от одного компьютера к другому. Существовали, правда, несколько неудобные объекты вроде статей, тексты которых не вполне укладывались в понятие «данного» (реквизита, атрибута, показателя и т.п.), т.к. не имели ограничений на длину, да и обычные операции (сравнения, поиска и т.п.) с ними производить трудно. Сначала такие объекты просто не воспринимались, потом, скрепя сердце, в базах данных для них стали выделять специальные (так называемые «memo») поля. Операций с ними не предусматривалось.

Однако, в начале 90-х годов привычная концепция работы с данными перестала казаться такой уж универсальной, а текстовые документы, напротив, уж очень редкими и специфическими.

При этом прорыв произошел сразу по нескольким направлениям. Первую волну поднял Интернет. Электронная почта, огромное количество доступных сайтов с самой разнообразной информацией потребовали иной, чем в СУБД, системы структуризации данных. «Сообщение», HTML, XML, «поисковая машина» и т.п. – термины из совершенно другой области, чем СУБД. Одновременно с этим начали развиваться системы делопроизводства и контроля исполнения распоряжений. В этих системах понятие документа является основным, даже если в реальности происходит движение только вторичной информации – регистрационных и контрольных карточек. И наконец, фундаментальное обоснование «документного» взгляда на информацию принесли попытки внедрения той самой безбумажной технологии, которая, казалось, должна была с ним покончить. Выяснилось, что для передачи по сети значимой информации она должна быть «заверена» подписью. Но подпись, хотя бы и электронная, ставится не под каким-то данным или набором данных, а только под документом, аналогом того самого, бумажного. Круг замкнулся.

Таким образом, постепенно формируется целая область – системы управления документами (СУД). Можно было бы сказать – документооборот, и это было бы правильно, но, к сожалению, слово это понимается часто в очень узком смысле как некое расширение делопроизводства. Область формируется, хотя далеко еще не оформилась, не стала всем понятой, «переваренной» в своей особенности, с четко выраженной концепцией, кругом понятий, задач и т.п. Кое-что из перечисленного уже достаточно проработано, другое только начинает осознаваться.

Попробуем обозначить некоторые задачи, отличающие работу с документами от традиционной работы с данными и, соответственно, требующие разработки собственного инструментария.

Прежде всего, речь идет о разработке концепции документа и способов его описания. Понятия структуры, содержания, формы представления для документов существенно другие, чем для «данных», даже в простейших случаях, когда документ может рассматриваться как простой текст или как фрагмент базы данных.

Процедура «создания» документа вообще отсутствует в БД, где документ является понятием внешним. Для СУД это важнейший процесс, который должен поддерживать компоновку целого из частей, версионность, возможность выбора вариантов, фиксацию и т.п.

Новым по существу является и понятие пересылки документа. Оно связано с сохранением времени и даты, подтверждением доставки, проверкой электронной подписи.

Создание больших архивов, поиск в них, обработка потока документов, выделение и классификация – типичные задачи при работе с документами. При этом могут использоваться традиционные для БД методы отбора или поиска по комбинациям значений формально выделенных реквизитов, элементы лингвистической обработки, например, полнотекстовый поиск, а также и «искусственно-интеллектуальные» методы определения «близости», содержательных понятий и т.п.

Сюда же примыкают задачи извлечения из документов «знаний» - содержательной структурированной информации - для дальнейшего использования.

Необходимость в новых методах поиска, а также в хранении графического образа документа наряду с его содержанием приводит к специфическим способам организации хранилища документов: дополнительным индексным справочникам по словам, выражениям, понятиям и особым методам сжатия и упаковки самих документов.

По-новому следует подойти и к самой традиционной части работы с документами – вводу и выводу. Когда мы вводим в компьютер «бумажный» документ, во многих случаях необходимо сохранить не только его содержание, но и графическое представление, дабы его всегда можно было воспроизвести в «первозданном виде». Вкупе с технологиями распознавания, это порождает целую систему отношений между описанием документа и различными программными комплексами: экранного ввода и вывода, сканирования – распознавания, печати, передачи в электронной форме. Необходим единый для всех этих комплексов взгляд на соответствие формы представления и содержания. Пока же все такого рода программы имеют собственные описания форм, проверки целостности, отображения во внутреннее представление.

Однако, в связи с распространением документно-ориентированного подхода, возникает еще одна проблема общего плана. С одной стороны, успешно развиваются системы ввода, вывода, движения документов, архивы и методы работы с ними. С другой – огромное число управленческих программ: бухгалтерии и кадры, планирование и отчетность, заказы и сбыт, а также множество других – полностью ориентированы на работу с базами данных. Возникает разрыв: старые системы, нацеленные на непосредственный ввод документов в БД и вывод их из базы, явно недостаточны, а более современные, учитывающие процессы создания, передачи, хранения, исполнения, идентификации документов, непосредственно с этими базами данных не связаны.

Документы – основа управления

Работа с документами является основной частью процессов управления и принятия управленческих решений. Процесс принятия управленческого решения можно разбить на три этапа [1]:



  • получение информации,

  • переработка и анализ информации,

  • подготовка и принятие решения.

Все эти этапы самым тесным образом связаны с документооборотом1. Если выделить основные компоненты в управлении предприятием (или организацией), то можно их представить в виде схемы на (см. рис. 1 из [1]).

Структуры


Планирование

Отчетность
Материальные потоки

Маркетинг

Финансы

Документооборот

Рис. 1. Компоненты управления организацией (предприятием)

В предлагаемой архитектуре системы управления (рис.1) прикладные компоненты опираются на документооборот предприятия, который является документационным обеспечением управления. Система документооборота должна базироваться на программно-технических платформах предприятия, включать средства и правила создания документов, поддержки их движения, электронный архив и т.д. [2].

Все другие компоненты автоматизированной система управления (АСУ) предприятием должны опираться на систему документооборота предприятия. Как провести границы между документооборотом и прикладными компонентами АСУ, какие интерфейсы должны быть между этими слоями? Этим вопросам посвящен данный Сборник, они представляются актуальными в связи с тем, что старые концепции, которые родились 10 лет назад при разработке Евфрат, отраженные в работе [1], теперь стали насущными при создании современных систем.

В статье [2] отмечено, что современные системы документооборота по существу являются базами знаний о предприятиях. В данном Сборнике и Сборнике [3] обсуждаются проблемы интеграции документооборота (Евфрат – Документооборот [4]) с информационными системами, построенными на самых разнообразных платформах (Oracle, SQL, xNika технологии [5] и др.). Принципы интеграции исследуются на примерах управления электронной торговлей [6], маркетингом [7], [8], государственными и муниципальными структурами [9], музеями [10], банками [11], системами защиты интеллектуальной собственности [12], [13], органами исполнительной власти [14]. Ниже делается попытка выделения общих закономерностей такой интеграции.

С юридической точки зрения, система управления организацией - это ее документооборот. Любая комиссия (налоговая, экологическая и т.д.) работает только с документами, проверяя их подлинность и соответствие реальности. Поэтому можно сказать: «управление организацией это ее документооборот». С другой стороны, согласно [15]: «документооборот - процесс прохождения документов внутри системы управления», то есть только учет поступления документов, их утверждение, исполнение, сдача в архив и т.п. без анализа содержания документов. В статье [19] приводится набор функций, необходимый для расширения понятия документооборота в сторону учета содержания документов2. Около половины статей данного сборника посвящены проблеме определения недостающих функций в типовых системах документооборота (например, Евфрат – Документооборот) для того, чтобы на них можно было построить автоматизированную систему управления организацией (АСУ в понимании 60-х - 70-х годов). Вернее даже иначе, рассматриваются доработки, которые пришлось внести в типовую систему документооборота для доведения ее до уровня АСУ, потому что документооборот, безусловно, необходим при создании АСУ, и он, естественно, становится ее ядром.

Рассмотрим несколько примеров АСУ. Вопрос проведения электронных торгов в нашей стране в последнее время становится всё более актуальным, особенно в части государственных электронных закупок, которые закреплены законодательством [16], [17]. Однако, следует отметить, что «функционирование национального рынка товаров и услуг, его интеграция в мировую экономическую систему сегодня невозможны без развития электронной торговли, понимаемой в широком смысле как использование электронного документооборота на всех этапах проведения торговых операций, включая заказ товара, проведение платежей, доставку товара и других операций в торговле» [6]. Таким образом, электронная торговля сводится при этой постановке задачи к электронному документообороту.

Информационная система юридической фирмы «Городисский и партнеры», занятая защитой интеллектуальной собственности (патенты, товарные знаки и др.), построена (см. [12]) на высокой степени интеграции между информационным ядром системы и документооборотом.

В статье [11] описывается архитектура специализированной системы внутренней бухгалтерии банка, интегрированной с системой Евфрат-документооборот. Система включает ведение счетов клиентов и собственных счетов банка, учет операций с клиентами банка, планирование заказов, подробный справочник клиентов с приложенными файлами, с возможностью сканирования, детальное разграничение функций и прав доступа пользователей, создание «электронного архива» сделок с клиентами на основе интеграции с системой Евфрат-документооборот.

Современный музей - сложнейший информационный объект [10]. Музейная информационная система функционально сложнее системы «Операционный день банка» [18]. Правда, к надежности работы банковских систем больше требований, если они останавливаются хотя бы на час – это ЧП. В музеях совсем не так, система остановилась – ничего страшного, «попили чай и пошли домой». Это говорит о том, что музейные системы пока не являются жизненно необходимыми, и только поэтому они сейчас проще банковских. Хотя, если оценивать важность систем по стоимости управляемых ими ценностей, то музеи могут оказаться более значимыми, так как стоимость музейных коллекций часто составляет миллиарды долларов.



Чего не хватает информационным системам для управления предприятием ?
Лозунг системы Евфрат-Документооборот – Легко управлять! Чего не хватает информационным системам предприятий (например, музейным системам или ядру системы учета патентов [12, 13]) для легкости управления?
Не хватает многого:

  • Упорядочения документопотоков

  • Маршрутизации прохождения документов

  • Определения ответственных исполнителей

  • Формирования заданий и сроков

  • Контроля исполнения

  • Анализа и оценки производимых работ

Другими словами, им не хватает настоящей системы документооборота. В прикладных информационных системах (музейных, банковских, патентных и т.д.) необходимо превратить документы в основную единицу управленческого «хозяйства», поддержать основные функции обработки документов (подготовка нормативных актов и договоров, включение работ в план, выдача справок, отчетов, подготовка и согласование решений и т.п.).


При этом должны быть соблюдены следующие принципы:

  • Хранение всех документов (включая версии)

  • Возможность увидеть документы со всех рабочих мест

  • Возможность передвижения документов из любой подсистемы в любую (подобно бумажным)

  • Информационная безопасность

  • Юридическая значимость


Рис. 2. Современный подход к построению систем обработки документов. Прозрачность деятельности организации (взаимосвязи документов и операций)


Суть предлагаемого подхода:

  • документ - основная единица управленческого хозяйства;

  • поддержка основных функций обработки документов (подготовка нормативных актов, договоров, включение в план, согласование, выдача справок, отчетов…);

  • прозрачность деятельности организации (взаимосвязи документов и операций).

Документооборот удалось разложить [19, 20] на основные компоненты, их 16 (с учетом подкомпонент - 88). Для организации инструментария при сборке АСУ необходимо разложить на компоненты этап переработки и анализа информации (см. начало статьи). Это трудоемкая и не простая задача. В частности, нужно разложить на независимые компоненты с фиксацией их взаимосвязей (интерфейсов) системы ERP. Очевидно, что в качестве компонент должны быть аппарат событий, встроенные процедуры переработки информационных ресурсов (подобие встроенных процедур в СУБД), генерация внутренних электронных документов для взаимодействия между подсистемами, ведение протоколов обработки внешних и внутренних заявок (документов) между подсистемами и многое другое.


Документооборот уже разложен на компоненты, и поэтому на его основе можно строить АСУ. Если бы удалось также разбить на компоненты системы класса ERP3, то из таких составляющих уже можно было бы конструировать АСУ, подключая и готовые прикладные компоненты (кадры, зарплата и др.).

В сравнении с такими монстрами, как ERP, запуск которых на конкретном предприятии заключается в отсечении множества ненужных возможностей системы средствами настройки, являющейся трудоемкой и требующей высокой квалификации. В перечисленных выше работах - АСУ организаций, построенные на основе системы документооброта путем доработки сравнительно небольшего числа специальных блоков.


Посмотрим, что бы мог дать изложенный выше подход, например, для музеев. По рейтингу журнала "Экономика и Жизнь" N23, 2003, Евфрат – Документооборот занял

первое место по критериям пригодности для предприятий малого и среднего бизнеса4. К этим категориям относятся все музеи. Евфрат – Документооборот, создан, как и НИКА- Музей, на x-Nika технологии, поэтому напрашивается их совместное использование в организации управления музеями. На рис. 3 представлено изображение бизнес-процессов подготовки выставки. На рис. 4 отображается текущее состояние дел по выполнению приказа о проведении выставки (рис. 3). В 3-м столбце специальными знаками отмечены выполненные этапы работ (галочками), просроченные (про них видны причины задержки – правое окно), находящиеся в исполнении и еще не начатые этапы.


Рис. 3. Представление бизнес процессов в системе Евфрат - Документооборот




Рис. 4. Отображение состояния дел (выполнению работ) по организации выставки (см. рис. 3) в системе Евфрат - Документооборт

Такое представление процессов в виде маршрутов, общее для всех систем документооборота, вовсе не используется в музейных информационных системах. Хотя, конечно, обойти подобные графы невозможно, они существуют на листках бумаги или в виде развернутого описания в проекте инструкции Министерства культуры РФ (МК РФ). Эти графы часто заканчиваются операцией сдачи подготовленных документов в архив, причем архивов возникает столько же, сколько форм документов (а по проекту инструкции их более 80), в то время как при внедрении нормального документооборота они все помещаются в соответствующие папки (дела) единого архива документов организации (наравне с письмами из МК РФ и др.)

Немецкая музейная система MuseumPlus [22] развивается под правильным лозунгом «от управления коллекцией к управлению музеем», но она выросла из музейной системы управления коллекцией, поэтому далека от промышленных систем документооборота. Хотя в системе и появилось упорядочение бизнес-процессов, но так же, как и во всех других музейных системах, нет исполнителей, сроков, контроля исполнения и др.


Заключение
Нам представляется, что статьи Сборника достаточно разносторонне иллюстрируют проблемы построения систем управления предприятиями, прикладные компоненты которых опираются на документооборот, являющийся документационным обеспечением управления. В представленных в Сборнике работах компоненты автоматизированных систем управления используют практически все средства документооборота предприятия, включая средства и правила создания документов, поддержки их движения, электронный архив и т.д., в то же время органично дополняя их специфическими функциями.
Литература
[1] Козлов М. Совершенствуем Делопроизводство // Cognitive Technologies. М. 1995. 124 с.

[2] Арлазаров В.Л., Емельянов Н.Е. Документооборот или управление знаниями? // Организационное управление и искусственный интеллект / Сб. трудов ИСА РАН. Под ред. члена-корр. РАН Арлазарова В.Л. и д.т.н. проф. Емельянова Н.Е. – М.: Едиториал УРСС, 2003. С. 6 – 29

[3] Документооборот. Прикладные аспекты // Сб. трудов ИСА РАН. Под ред. члена-корр. РАН Арлазарова В.Л. и д.т.н. проф. Емельянова Н.Е. – М.: Едиториал УРСС, 2004. В печати.

[4] Евфрат – Документооборот // http://www.cognitive.ru/products/euph-doc.htm

[5] Богданов А.С., Емельянов Н.Е., Ерохин В.И., Скорняков В.А., Романов Б.Л. НИКА -технология построения информационных систем // Организационное управление и искусственный интеллект / Сб. трудов ИСА РАН. Под ред. члена-корр. РАН Арлазарова В.Л. и д.т.н. проф. Емельянова Н.Е. – М.: Едиториал УРСС, 2003. С. 52 – 67

[6] Акимова Г.П., Пашкин М.А., Славин О.А. Специфика документооборота электронной торговли // Документооборот. Прикладные аспекты / Сб. трудов ИСА РАН. В печати

[7] БоженовА.Ю. Концепция построения системы «Информационный фонд» // Документооборот. Прикладные аспекты / Сб. трудов ИСА РАН. В печати

[8] Романов А.Н., Славин О.А. Техническое проектирование общероссийской системы информационно-маркетинговых центров // Документооборот. Прикладные аспекты / Сб. трудов ИСА РАН. В печати

[9] Даниленко А.Ю., Минкин Ю.И. Анализ основных принципов построения и особенностей защиты информации в системах электронного документооборота // Статья в данном сборнике

[10] Емельянов Н.Е., Ерохин В.И. Особенности систем, создаваемых на основе НИКА – Технологии // Статья в данном сборнике

[11] Карпенко С.М., Кузнецов А.В., Куратов П.А. и др. Система электронного документооборота и управления банковскими технологиями // Статья в данном сборнике

[12] Глинников М. На защите интеллектуальной собственности // Директор ИС. 2004. N5. С. 12 - 16

[13] Славин О.А., Федоров Г.О. Об использовании штрих-кодирования и специализированных устройств в корпоративном электронном документообороте // Организационное управление и искусственный интеллект / Сб. трудов ИСА РАН. Под ред. члена-корр. РАН Арлазарова В.Л. и д.т.н. проф. Емельянова Н.Е. – М.: Едиториал УРСС, 2003. С. 185 – 197

[14] Елагин В.В., Зимовцев В.Н. Об оптимизации информационных потоков, содержащих конфиденциальную информацию, в информационно-управляющей системе и использовании интеллектуального потенциала организации при решении задач // Документооборот. Прикладные аспекты / Сб. трудов ИСА РАН. В печати

[15] Першиков В.И., Савинков В.М. Толковый словарь по информатике // Ф и С. 1991. 543 с.

[16] Федеральный закон от 06.05.1999 N 305 «О конкурсах на размещение заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд»

[17] Указ Президента от 08.04.1997 N 305 «О первоочередных мерах по предотвращению коррупции и сокращению бюджетных расходов при организации закупки продукции для государственных нужд»

[18] Арлазаров В., Безмозгий И., Емельянов Н. Документы - основа автоматизированной банковской системы. В сб.: Методы и средства работы с документами. Эдиториал УРСС, Москва, 2000, с. 3 - 14

[19] Арлазаров В.Л., Емельянов Н.Е. Системы обработки документов // Управление информационными потоками / Сб. трудов ИСА РАН. Под ред. д.т.н. проф. Арлазарова В.Л. и д.т.н. проф. Емельянова Н.Е. – М.: Едиториал УРСС, 2002. С. 3 - 20

[20] Колесов А. Наука управления документами // BYTE. N 2. 2003. C. 30 – 33

[21] Смирнов А., Криворученко И., Криворученко В. Электронный документооборот: еще раз о системном подходе к терминологии // PC Week/RE. N18, 2004. C. 41 – 43

[22] Кантор Н. «MuseumPlus: от управления коллекцией до комплексной системы управления музеем» // Материалы конференции «Музей в ХХI веке» / Санкт-Петербург. 18-21 мая 2004.



1 В [1] употребляется термин делопроизводство, так назывались первые версии системы Евфрат. В работе [2] предложен термин документооборот, с более широкой трактовкой, чем делопроизводство.

2 Эта работа получила широкий резонанс, см. [20,21].

3 ERP (Enterprise Resource Planning) — система планирования и управления ресурсами предприятия

4 Эта оценка согласуется с оценками: журналов «Мир ПК» 23 мая 2003 г., «Компания» 2002 г. и др





База данных защищена авторским правом ©uverenniy.ru 2016
обратиться к администрации

    Главная страница